Wie läuft die Messevorbereitung nach den Unterlagen der Messe Frankfurt ab?

Das Wichtigste auf einen Blick

Welche Unterlagen die Messe Frankfurt bereitstellt

Die Messe Frankfurt bündelt für ihre Veranstaltungen die Anmeldeseite, die Standmietpreise, Serviceunterlagen als PDF, den Shop für Ausstellerservices und den Ticketservice. Diese Papiere regeln das Verhältnis zwischen Veranstalter und Aussteller.

Sie ersetzen keine eigene Standplanung, keine Reisekalkulation und keine Abstimmung mit selbst beauftragten Dienstleistern. Wer die Vorbereitung plant, trennt zwischen dem, was der Veranstalter vorgibt, und dem, was der Aussteller entscheidet. Eine Messebeteiligung ist zugleich eine Investition innerhalb der wirtschaftspolitischen Rahmenbedingungen, die das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz beschreibt (Messewirtschaft nach Darstellung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz&ssu=&ssv=&ssw=&ssx=eyJfX3V6bWYiOiI3ZjkwMDBlYzE0MWNjMS0xMjExLTRlZjYtOTg1NS1mMWEzMGY3MjNiZTQxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwMTA3MWM5YWZlMWUxMmE2MjMxMCIsInV6bXgiOiI3ZmMwMDA5YmJlNzRiNS0yNGEwLTQ2ZmUtOTVhMy02N2Q5NGFlZGFjYWMxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwNTJlMmM2ZTIwNjYzNzU3N2YxMCIsInJkIjoiZXZhbHVhdGlvbmVuLWJtd2suZGUifQ==)&ssu=&ssv=&ssw=&ssx=eyJfX3V6bWYiOiI3ZjkwMDBlYzE0MWNjMS0xMjExLTRlZjYtOTg1NS1mMWEzMGY3MjNiZTQxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwMTA3MWM5YWZlMWUxMmE2MjMxMCIsInV6bXgiOiI3ZmMwMDA5YmJlNzRiNS0yNGEwLTQ2ZmUtOTVhMy02N2Q5NGFlZGFjYWMxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwNTJlMmM2ZTIwNjYzNzU3N2YxMCIsInJkIjoiZXZhbHVhdGlvbmVuLWJtd2suZGUifQ==)).

Chronologisch gelesen ergeben die Unterlagen vier Phasen: Anmeldung und Platzierung, Vertrags- und Kostenklärung, Bestellungen und technische Vorbereitung, schließlich Aufbau, Messe und Abbau. Die folgende Übersicht ordnet die belegten Schritte.

Pflichtformulare, Fristen und Ansprechpartner

Pflicht ist nicht jedes Dokument, sondern die Reihenfolge: erst die unverbindliche Teilnahmeerklärung, dann die Bestätigung der Platzierung, danach das Messe-Login für den Shop, zuletzt die technischen Formulare und die Fahrzeugregistrierung.

Das Messeteam ist für Platzierung und Vertrag zuständig, die Shop-Hotline für Bestellungen und Fristen, das Verkehrsmanagement für die Einfahrt, die Messespediteure für Leergut und Transport. Die Messe Frankfurt Exhibition GmbH sitzt unter Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt am Main. Telefonnummern und Kontaktformulare für diese Stellen stehen im Kontaktbereich der jeweiligen Veranstaltungsseite und im Impressum.

Anmeldung, Platzierung und Standmiete

Die Seite zur Ambiente 2027 beschreibt den Reservierungsweg in fünf Schritten. Der Aussteller sendet eine ausgefüllte unverbindliche Teilnahmeerklärung. Der Veranstalter mailt einen individuellen Platzierungsvorschlag. Stimmt der Aussteller zu, bestätigt er die Platzierung, anschließend bestätigt der Veranstalter die Messeteilnahme. Erst mit dieser Bestätigung ist die Teilnahme gesichert.

Die Standmietpreise für individuelle Messestände liegen bei 311,00 EUR pro Quadratmeter für den einseitig offenen Stand, 373,00 EUR bei zweiseitig offenem Stand, 385,00 EUR bei dreiseitig offenem Stand und 390,00 EUR bei vierseitig offenem Stand. Diese Sätze gelten für Normalbucher und sind Nettopreise vor Mehrwertsteuer. Diese Werte stammen aus der Standmietpreisliste der Messe Frankfurt und sind keine Schätzung.

Zu jedem Quadratmeterpreis kommen zwei Zuschläge: 4,40 EUR pro Quadratmeter Umweltbeitrag und 0,60 EUR pro Quadratmeter AUMA-Gebühren. Das Medienpaket ist obligatorisch und kostet 985,00 EUR netto.

Fläche, Zuschläge und Medienpaket ergeben zusammen die Nettosumme, die Umsatzsteuer von 19 Prozent macht daraus den Zahlungsbetrag.

Für größere Flächen nennt die Preisliste Mengenrabattstufen: Rabatt I von 200 bis 349 Quadratmetern, Rabatt II von 350 bis 499 Quadratmetern, Rabatt III ab 500 Quadratmetern. Bei den offeneren Standformen sinkt der Quadratmeterpreis mit der Flächengröße, der einseitig offene Stand bleibt in allen Stufen bei 311,00 EUR.

Beispielrechnung mit ausdrücklich gesetzten Annahmen

Die folgenden Zahlen sind gesetzte Annahmen, keine Werte aus der Preisliste. Angenommen wird ein zweiseitig offener Stand mit 100 Quadratmetern. Die Fläche liegt unter allen Rabattstufen, der Satz von 373,00 EUR pro Quadratmeter gilt also voll.

Daraus ergibt sich mit der Umsatzsteuer ein Bruttobetrag von 46.154,15 EUR. Das ist eine illustrative Rechnung mit gesetzten Annahmen, kein Angebot des Veranstalters. Wer eine andere Standgröße oder offene Seitenzahl plant, setzt die entsprechenden Werte ein.

Für Komplettstände nennt die Seite ein All-inclusive-Package mit 12, 16 oder 24 Quadratmetern. Der Preis enthält Standfläche, Ausstattung und Standbau, Medienpaket, Umweltbeitrag und AUMA-Gebühren, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. In Halle 3.1 ist das Paket wegen Designvorgaben nicht buchbar.

Technikformulare, Anschlüsse und Standbaugenehmigung

Technische Leistungen wie Elektro-, Wasser- und Druckluftanschlüsse, Abhängungen oder Standreinigung laufen über den Shop. Dort wird aus der Auswahl ein Formular, das Angaben zu Halle, Standnummer, Leistungsumfang und Termin verlangt. Fehlt eine Angabe, verzögert sich die Bearbeitung.

Wer den Stand selbst baut oder umbaut, braucht zusätzlich die Normen für Bau und Genehmigung von Messeständen, die der Normenausschuss Bau des DIN betreut (Normen für Bau und Genehmigung von Messeständen). Für zweigeschossige Bauweise fallen bei der Ambiente 2027 zusätzlich 150,00 EUR pro Quadratmeter überbauter Fläche an.

Dazu kommen Kosten für sicherheitsrelevante Prüfungen wie Statik und Brandschutz. Solche Prüfungen gehören in den Zeitplan vor dem Aufbau, nicht in die Aufbauwoche. Wer sie extern vergibt, meldet den Prüfer früh an und hält die Unterlagen zur Genehmigung bereit.

Auf- und Abbau: Termine, Fahrzeugregistrierung, Bestellungen

Der reguläre Aufbau beginnt am 23. Januar 2027, die Hallen sind durchgängig bis zum Messebeginn am 29. Januar 2027 geöffnet. Am 28. Januar 2027 ist ab 15:00 Uhr nur noch innerhalb der Stände zu arbeiten, weil Dienstleister reinigen und Teppich verlegen.

Vorgezogen ist der Aufbau am 21. und 22. Januar 2027 jeweils von 7:00 bis 24:00 Uhr möglich. Bis 299 Quadratmeter kostet er 550,00 EUR pro Tag, ab 300 Quadratmetern ist er kostenfrei. Buchbar ist diese Option über den Shop für Ausstellerservices ab August.

Die Einfahrt auf das Gelände läuft während der gesamten Auf- und Abbauzeit ausschließlich über den Check-in am Rebstock. Jedes Fahrzeug muss vorab online registriert werden. Die Registrierung hat zwei Schritte: Fahrzeugregistrierung vorab per Internet oder vor Ort, danach der Check-in an einer Registrierungsfläche.

Bereitzuhalten sind das Kfz-Kennzeichen, der Fahrername, die Handynummer des Fahrzeugführers, der Speditions- oder Firmenname des Lieferanten, Halle und Standnummer sowie die Angabe, ob eine Logistikdienstleistung gebucht wurde. Am Check-in erhält der Fahrer eine Einfahrtsberechtigung mit einem konkret zugewiesenen Tor. Nur für dieses Tor gilt die Berechtigung.

Der Abbau läuft vom 2. Februar 2027 ab 20:30 Uhr durchgehend bis zum 5. Februar 2027, 21:00 Uhr. Am 2. Februar 2027 ist zwischen 17:00 und 20:00 Uhr nur innerhalb der Stände abzubauen. In dieser Zeit nehmen Dienstleister den Teppichboden in den Gängen auf, die Messespediteure stellen Leergut zu, die Lastenaufzüge sind nicht nutzbar.

Ein verlängerter Abbau ist nicht möglich.

Bestellungen und Fristen

Viele Leistungen laufen über den Shop für Ausstellerservices. Die Serviceunterlage der Prolight + Sound 2026 nennt für bestimmte Leistungen einen Expresszuschlag von 25 Prozent und empfiehlt eine Bestellung bis spätestens 2. März 2026. Genannt sind unter anderem Abhängungen, Catering, Druckluft-, Elektro- und Wasseranschlüsse, Standreinigung und Standbewachung.

Dieser Termin gehört zu jener Veranstaltung und ist kein allgemeiner Stichtag für alle Messen.

Eine allgemeine Fristenübersicht ersetzt keine Einzeltermine, sie ordnet die Reihenfolge. Verbindlich bleibt die Serviceunterlage der eigenen Veranstaltung.

Drei Regeln lassen sich daraus ableiten:

Für Förderfragen sind die Industrie- und Handelskammern zuständig, deren Themenfelder der Deutsche Industrie- und Handelskammertag bündelt (Themenfelder des DIHK). Dort finden Aussteller auch Hinweise zu Auslandsmesseprogrammen und zu den Formularen einer Beteiligung.

Warnhinweise zu inoffiziellen Verzeichnissen

Der Veranstalter warnt vor inoffiziellen Ausstellerverzeichnissen und nennt als Anbieter unter anderem Construct Data mit FAIRGuide und Expo Guide sowie die Matic Verlagsgesellschaft mbH. Offizielle Publikationen kommen von der Messe Frankfurt Exhibition GmbH zusammen mit der Messe Frankfurt Medien und Service GmbH.

Zudem berichtet der Veranstalter über E-Mails, die angebliche Besucherlisten zum Kauf anbieten, und stellt klar, dass keine Zusammenarbeit mit solchen Absendern besteht. Rechnungen und Verzeichnisangebote gehören deshalb gegen die eigene Bestellhistorie geprüft, nicht gegen den Absendernamen. Wer eine Leistung nicht bestellt hat, sollte sie nicht bezahlen, sondern den Vorgang an die bekannte Ansprechperson beim Veranstalter geben.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Messevorbereitung vor Messebeginn?

Die Unterlagen nennen keine pauschale Vorlaufzeit. Belegte Ankerpunkte sind der reguläre Aufbau ab 23. Januar 2027, der vorgezogene Aufbau am 21. und 22. Januar 2027 und die Buchbarkeit dieser Option ab August über den Shop. Daraus lässt sich ein Rückwärtsplan ableiten, keine allgemeine Frist.

Welche Posten gehören zwingend in die Standkalkulation?

Standmiete nach Quadratmeterpreis und offener Seitenzahl, Umweltbeitrag, AUMA-Gebühren und das obligatorische Medienpaket. Standbau, Technik, Catering oder Reinigung laufen über den Shop oder eigene Dienstleister und sind nicht in der Standmiete enthalten. Auf die Nettosumme kommt die Umsatzsteuer von 19 Prozent.

Welche Fristen sind für Bestellungen zu beachten?

Allgemein gilt die Reihenfolge der Fristenübersicht: Anmeldung, Platzierungsbestätigung, Messe-Login, technische Bestellungen und Fahrzeugregistrierung. Maßgeblich ist die Serviceunterlage der eigenen Veranstaltung. Für die Prolight + Sound 2026 nennt sie den 2. März 2026, danach greift ein Expresszuschlag von 25 Prozent.

Was passiert ohne Fahrzeugregistrierung?

Eine Zufahrt während der Auf- und Abbauzeiten ist nur mit vorheriger Registrierung und Check-in möglich. Ohne beides fehlt die Einfahrtsberechtigung. Der Check-in bestimmt das zugewiesene Tor.

Wer hilft bei Förderung und Standbau?

Bei Förderfragen sind die Industrie- und Handelskammern und die Auslandshandelskammern die ersten Anlaufstellen. Für den Standbau gelten die Normen des DIN, die der Normenausschuss Bau betreut. Beide Wege sind unabhängig von der Anmeldung beim Veranstalter.