Ausstellerplanung
Teil von Wie läuft die Messevorbereitung nach den Unterlagen der Messe Frankfurt ab?
Messeerfolg nachbereiten: Nutzungsdaten aus dem Ausstellerticketsystem auswerten
Ausstellerticketsystem auswerten: Welche Nutzungsdaten die Messe Frankfurt liefert, welches Exportformat und wie Sie Kosten je qualifiziertem Kontakt berechnen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Das Ausstellerticketsystem der Messe Frankfurt liefert nach der Veranstaltung Nutzungsdaten zu Ausstellerausweisen und Besuchergutscheinen, als Excel-Datei per E-Mail.
- Standbesuche und Leadscans entstehen am Stand und kommen aus dem Lead-Werkzeug, nicht aus dem Ticketsystem.
- Vor jeder Auswertung stehen Zweckbindung, Datenminimierung und Löschfristen.
- Kosten je qualifiziertem Kontakt lassen sich in Euro netto ausweisen.
Was das Ticketsystem liefert und was es nicht liefert
Das Portal für Ausstellertickets verwaltet Ausstellerausweise, Besuchergutscheine und Auf- und Abbaukarten. Nach der Veranstaltung rufen Aussteller dort die Nutzungsdaten ab und erhalten sie als Excel-Datei per E-Mail. Diese Datei ist die belegbare Grundlage der Nachbereitung.
Die Nutzungsdaten zeigen, welche Ausweise und Gutscheine am Eingang tatsächlich erfasst wurden. Sie zeigen keine Standbesuche. Standbesuche, Scans und Leaddaten entstehen am Stand selbst, über Scanner-Apps oder Besucherregistrierung.
Für die Nachbereitung führt man deshalb zwei Quellen zusammen: die Eingangserfassung aus dem Ticketsystem und die Kontaktliste aus dem Standwerkzeug. Erst dieser Vergleich trägt Aussagen über Kosten und Qualität.
Das Freikontingent für Ausstellerausweise hängt automatisch am Stand. Berechnet werden nur Ausweise, die am Eingang erfasst wurden. Die Abrechnung taugt damit nicht als Nutzungsmaß, sie beginnt erst oberhalb des Kontingents.
Exportformate und Felder richtig lesen
Der Export erfolgt als Excel-Datei. Prüfen Sie vor dem Import die Spalten für Ausweisart, Gutscheincode, Erfassungszeitpunkt und Status, damit die Zuordnung zum Stand eindeutig bleibt. Ein Standardfeld für Standbesuche enthält der Export nicht.
| Auswertungsgröße | Quelle | Format | Grenze der Aussage |
|---|---|---|---|
| Nutzung Ausstellerausweise | Ticketsystem | Excel | zeigt Eingangserfassung, nicht Standkontakt |
| Nutzung Besuchergutscheine | Ticketsystem | Excel | sagt nichts über Gesprächsqualität |
| Abgerechnete Ausweise | Rechnung | nur oberhalb des Freikontingents | |
| Standbesuche, Scans, Leads | Lead-Werkzeug am Stand | CSV | nicht Teil des Ticketsystems |
Besuchergutscheine laufen auf zwei Wegen: entweder über einen Gutscheinlink, den der Gast im Ticketshop einlöst, oder über Codes und PDF-Tickets, die der Aussteller selbst versendet. Beide Wege landen in derselben Nutzungsauswertung.
Von den Rohdaten zur Kennzahl in vier Schritten
- Nutzungsdaten nach der Veranstaltung im Portal abrufen und die Excel-Datei sichern.
- Kontakte aus dem Lead-Werkzeug exportieren und mit den Gutscheincodes abgleichen.
- Dubletten entfernen und jeden Kontakt um Qualifizierungsmerkmale ergänzen.
- Gesamtaufwand netto durch die Zahl der qualifizierten Kontakte teilen.
Datenschutz nach DSGVO und BDSG
Sobald sich Nutzungsdaten einer Person zuordnen lassen, sind sie personenbezogen. Die Verordnung (EU) 2016/679 verlangt eine Rechtsgrundlage, Zweckbindung und Datenminimierung. Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch sind auf Verlangen umzusetzen.
Ergänzend gilt das Bundesdatenschutzgesetz. Für Ausweise, die eigene Mitarbeiter nutzen, greift § 26 BDSG. Löschfristen gehören schriftlich festgelegt, bevor Kontaktdaten ins CRM wandern.
Messebeteiligungen bleiben ein etabliertes Instrument der Mittelstandsförderung. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz beschreibt die wirtschaftspolitischen Rahmenbedingungen der Messewirtschaft. Dieser Rahmen ist der Grund, Aufwand und Ertrag belegbar gegenüberzustellen.
Kosten je qualifiziertem Kontakt berechnen
Die Beispielrechnung für einen Stand mit 100 Quadratmetern: Standmiete 24.000 Euro netto, Standbau 18.000 Euro netto, Personal und Reise 9.000 Euro netto, Marketing und Einladungen 3.000 Euro netto. Gesamtaufwand: 54.000 Euro netto.
Das Ticketsystem meldet 620 eingelöste Besuchergutscheine. Das Lead-Werkzeug liefert 310 erfasste Kontakte, davon 96 mit dokumentiertem Bedarf, Budget und Zeitrahmen.
Kosten je Scan: 54.000 Euro geteilt durch 310 ergibt 174,19 Euro netto. Kosten je qualifiziertem Kontakt: 54.000 Euro geteilt durch 96 ergibt 562,50 Euro netto.
Wer dieselbe Rechnung für das Vorjahr aufstellt, sieht sofort, ob die Beteiligung teurer oder günstiger geworden ist. Ohne qualifizierte Kontakte bleibt nur der Preis je Scan, der wenig über den Vertriebswert sagt.
Häufige Fragen
Welche Kennzahlen liefert das Ausstellerticketsystem?
Nutzungsdaten zu Ausstellerausweisen, Besuchergutscheinen sowie Auf- und Abbaukarten, nach der Veranstaltung als Excel-Datei per E-Mail. Standbesuche und Leaddaten stehen dort nicht.
In welchem Format kommen die Daten?
Als Excel-Datei. Sie lässt sich direkt in CRM-Systeme oder Tabellenkalkulationen einlesen.
Darf ich die Kontaktdaten für Werbung nutzen?
Nur mit Rechtsgrundlage, meist Einwilligung oder berechtigtes Interesse. Ein Widerspruch muss jederzeit möglich bleiben.
Muss ich die Daten löschen?
Ja, sobald der Zweck entfällt. Löschfristen, Rechtsgrundlage und Betroffenenrechte gehören vorab dokumentiert.
Wie berechne ich den Preis je qualifiziertem Kontakt?
Gesamtaufwand netto geteilt durch die Zahl der qualifizierten Kontakte. Im Beispiel sind das 562,50 Euro netto.
