Ausstellerplanung
Teil von Messe-Kostenplanung: Kalkulationsstufen und Liquiditätsrechnung
Messestand-Kosten über Kalkulationsstufen durchrechnen
Messestand-Kosten kalkulieren: Standmiete, Bau, Technik, Reinigung und Abbau als Kalkulationsstufen, mit Summen je Quadratmeter netto plus 19 Prozent MwSt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Rechnen Sie Standmiete, Bau, Technik, Reinigung und Abbau als fünf getrennte Kalkulationsstufen.
- Setzen Sie je Stufe einen Quadratmeterpreis an und multiplizieren Sie ihn mit der Standfläche.
- Kennzeichnen Sie eigene Annahmen, damit die Summe prüfbar bleibt.
- Führen Sie Netto und Umsatzsteuer getrennt, damit Angebote vergleichbar werden.
- Prüfen Sie jede Position gegen die Preisliste der Messegesellschaft.
Fünf Kalkulationsstufen statt einer Pauschalsumme
Ein Messestand kostet selten eine runde Summe. Hinter dem Angebot stehen mehrere Leistungen mit eigenen Preisen. Zerlegen Sie das Budget deshalb in fünf Stufen: Standmiete, Bau, Technik, Reinigung und Abbau.
Fünf Kalkulationsstufen
- Standmiete
- Bau
- Technik
- Reinigung
- Abbau
Jede Stufe bekommt drei Angaben: Menge, Einheitspreis und Laufzeit. Erst dann lässt sich ein Angebot gegen ein zweites stellen. Prüfen Sie außerdem, ob Skonto, Rabatt und Gewinnaufschlag im Preis enthalten sind.
Wie Messebeteiligungen wirtschaftspolitisch eingeordnet und gefördert werden, hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz in seinem Überblick zur Messewirtschaft zusammengefasst.
Stufe 1: Standmiete nach Fläche und Standform
Die Messe Frankfurt weist die Standmiete in ihren Ausstellerpreislisten je Quadratmeter aus. Der Preis hängt von Halle, Laufzeit und Standform ab. Ein Inselstand mit vier offenen Seiten kostet anders als ein Reihenstand.
Die Messe Frankfurt ist ein Gemeinschaftsunternehmen der Stadt Frankfurt am Main und des Landes Hessen. Die Standmiete bleibt trotzdem ein privatrechtliches Entgelt und keine öffentliche Gebühr.
Nennen Sie in der Anfrage Halle, Standform und Fläche. Fragen Sie zusätzlich die Nebenkosten ab: Stromanschluss, Wasser, Druckluft, Standservice und Reinigung. Diese Positionen führen eigene Preislisten der Messe Frankfurt.
Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: 100 Quadratmeter Reihenstand zu 175,00 Euro netto je Quadratmeter ergeben 17.500,00 Euro netto Standmiete.
Stufe 2: Bau und Montage
Beim Bau entscheidet die Bauart über den Preis. Systemstand, Mietstandbau und Individualstand liegen auf verschiedenen Preisstufen. Ein Mietstand mit Aufbau und Rückbau ist günstiger als ein Sonderbau mit Tischlerarbeiten.
Standbau-Dienstleister arbeiten mit Komplettpaketen und Paketpreisen, die Aufbau, Möbel und Rückbau bündeln. Vergleichen Sie den Paketpreis mit einer Einzelkalkulation aus Material, Lohn und Logistik.
Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: 200,00 Euro netto je Quadratmeter für einen Mietstand ergeben bei 100 Quadratmetern 20.000,00 Euro netto.
Stufe 3: Technik
Zur Technik zählen Elektroanschluss, Beleuchtung, Bildschirme, Ton und Datenleitung. Die Messegesellschaft berechnet den Anschluss, der Standbauer die Verteilung im Stand.
Fragen Sie nach dem Anschlusswert in Kilowatt. Er bestimmt den Preis stärker als die Anzahl der Strahler. Für Übertragungen und Videowände kommt ein eigener Datenanschluss hinzu.
Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: 30,00 Euro netto je Quadratmeter ergeben 3.000,00 Euro netto für die Technikstufe.
Stufe 4: Reinigung
Die Reinigung teilt sich in Grundreinigung und Standreinigung. Die Messegesellschaft reinigt die Verkehrsflächen, den Stand reinigt ein Dienstleister. Vereinbaren Sie die tägliche Reinigung schriftlich, sonst wird nach Aufwand abgerechnet.
Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: 8,00 Euro netto je Quadratmeter ergeben 800,00 Euro netto für die Reinigung.
Stufe 5: Abbau und Entsorgung
Der Abbau umfasst Demontage, Abtransport und Entsorgung. Bei Mietständen steckt der Rückbau meist im Paketpreis, bei Sonderbauten nicht. Für temporären Eventbau und Standbau bietet etwa Nüssli eigene Leistungen an.
Klären Sie die Abbauzeiten mit der Messegesellschaft. Verlängerte Abbauzeiten und Sondermüll erzeugen Zusatzkosten.
Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: 25,00 Euro netto je Quadratmeter ergeben 2.500,00 Euro netto für Abbau und Entsorgung.
Beispielrechnung: Summe je Quadratmeter und Messe
Die folgende Tabelle ist eine eigene Annahme für einen Reihenstand von 100 Quadratmetern auf einer dreitägigen Messe.
Beispielrechnung je Quadratmeter und Messe
| Kalkulationsstufe | Annahme je Quadratmeter in Euro netto | Summe für 100 Quadratmeter in Euro netto |
|---|---|---|
| Standmiete | 175,00 | 17.500,00 |
| Bau und Montage | 200,00 | 20.000,00 |
| Technik | 30,00 | 3.000,00 |
| Reinigung | 8,00 | 800,00 |
| Abbau und Entsorgung | 25,00 | 2.500,00 |
| Summe netto | 438,00 | 43.800,00 |
| Umsatzsteuer 19 Prozent | 83,22 | 8.322,00 |
| Summe brutto | 521,22 | 52.122,00 |
Aus den Annahmen ergeben sich 438,00 Euro netto je Quadratmeter und Messe. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind es 521,22 Euro brutto je Quadratmeter. Für 100 Quadratmeter lautet die Summe 43.800,00 Euro netto und 52.122,00 Euro brutto.
Die Umsatzsteuer gehört in jede Ausstellerkalkulation, weil Messegesellschaft und Dienstleister sie getrennt ausweisen.
Checkliste vor der Auftragserteilung
Vor der Auftragserteilung hilft eine kurze Prüfliste.
- Fläche, Standform und Halle im Angebot prüfen.
- Standmiete gegen die Preisliste der Messe Frankfurt stellen.
- Bau, Technik, Reinigung und Abbau einzeln ausweisen lassen.
- Netto, Skonto, Rabatt und Umsatzsteuer getrennt ausweisen.
- Abbauzeit und Entsorgung schriftlich festhalten.
Häufige Fragen
Wie viele Quadratmeter soll ich ansetzen?
Die Fläche ergibt sich aus Standform und Exponaten. Rechnen Sie die belegte Fläche, nicht die beworbene.
Was gehört in die Technikstufe?
Elektroanschluss, Beleuchtung, Bildschirme, Ton und Datenleitung. Fragen Sie den Anschlusswert in Kilowatt ab.
Warum alles netto rechnen?
Weil Messegesellschaft und Dienstleister die Umsatzsteuer getrennt ausweisen. So bleiben Pakete vergleichbar.
Was tun bei einem reinen Paketpreis?
Lassen Sie die Positionen aufschlüsseln. Erst dann sehen Sie, welche Stufe den Preis treibt.
Wann kommt die Umsatzsteuer dazu?
Auf jeder Ausstellerrechnung. Der Satz liegt in Deutschland bei 19 Prozent.
