Ausstellerplanung
Ausstellerplanung: Wo Messefristen und Pflichten stehen
Ausstellerplanung: Wo Fristen deutscher Messegesellschaften stehen und welche Pflichten Aussteller bei Anmeldung, Standbau und Arbeitsschutz beachten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Anmelde-, Rücktritts-, Standbau- und Abbaufristen stehen in den Teilnahmebedingungen der jeweiligen Messegesellschaft, nicht in einem Gesetz.
- Verbindlich werden sie mit der Zulassung zur Messe, also mit dem Vertragsschluss.
- Standbau, Fluchtwege und Brandschutz prüfen Messe Frankfurt, Messe Düsseldorf und Koelnmesse nach eigenen technischen Richtlinien.
- Für den Standbau gilt Werkvertragsrecht nach § 631 BGB, für präsentierte Produkte das ProdHaftG.
- Arbeitsschutzpflichten nach ArbStättV, ArbZG und DGUV-Regeln bleiben beim Aussteller.
Wo die Fristen verbindlich stehen
Fünf Gesellschaften prägen den deutschen Messemarkt: Deutsche Messe AG in Hannover, Messe München GmbH, Messe Frankfurt, Messe Düsseldorf und Koelnmesse. Jede vergibt Standflächen zu eigenen Teilnahmebedingungen, die mit der Anmeldung Vertragsbestandteil werden.
Einheitliche Stichtage über alle Messen hinweg gibt es nicht. Jede Gesellschaft legt Anmeldeschluss, Rücktrittstermin, Standbauanmeldung und Abbauzeiten je Veranstaltung und Halle fest. Diese Angaben stehen im Ausstellerportal und in den technischen Richtlinien.
Entscheidend ist die Reihenfolge: Die Anmeldung ist ein Angebot, erst die Zulassung begründet den Vertrag. Ab diesem Datum laufen Zahlungs- und Rücktrittsfristen. Branchendaten der deutschen Messewirtschaft bündelt der AUMA, Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft, die Besucherzahlen prüft die FKM.
Wo sich die Fristen je Messe unterscheiden
Fristen im Überblick
| Frist | Wo sie steht | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Anmeldeschluss | Teilnahmebedingungen, Ausstellerportal | Flächenvergabe nach Eingang, bei Überbuchung Losverfahren und Branchenraster |
| Kostenfreier Rücktritt | Teilnahmebedingungen | Nur bis zum genannten Stichtag, danach Ausfallentschädigung |
| Standbauanmeldung | Technische Richtlinien, Standbauordnung | Standbauplan vorab einreichen, Freigabe abwarten |
| Auf- und Abbau | Ausstellerinformation, Hallenbelegung | Zeitfenster einhalten, Anlieferung teils nur mit Zeitfensterkarte |
Die Ausfallentschädigung staffelt sich nach dem Zeitpunkt des Rücktritts: Je näher der Messetermin, desto höher der Anteil der Standmiete. Wer schriftlich und fristgerecht zurücktritt, vermeidet diese Kosten.
Standbau: Was Frankfurt, Düsseldorf und Köln prüfen
Die drei Gesellschaften regeln Höhen, Brandschutz, Fluchtwege und Materialien in eigenen Richtlinien. In Frankfurt richtet sich die zulässige Standhöhe nach der Hallenhöhe, Fluchtwege bleiben mindestens 1,20 Meter breit, der Standbauplan braucht eine Freigabe.
Standbauvorschriften der Messegesellschaften
Messe Frankfurt
- Standbauplan
- Genehmigung nötig
- Fluchtwege
- mind. 1,20 m
- Besonderheit
- Höhe je Hallenhöhe
Messe Düsseldorf
- Standbauplan
- Standsicherheit prüfen
- Fluchtwege
- DGUV-Vorgaben
- Besonderheit
- Gefahrstoffe, Maschinen
Koelnmesse
- Standbauplan
- Zeitfenster buchen
- Fluchtwege
- DGUV-Vorgaben
- Besonderheit
- Anlieferung nur mit Buchung
Die Messe Düsseldorf prüft die Standsicherheit und verlangt für die drupa und die K einen verantwortlichen Standbauleiter; für Maschinen und Gefahrstoffe gelten Zusatzauflagen. Die Koelnmesse arbeitet mit Zeitfenstern für die Anlieferung, ohne Buchung bleibt der Lkw vor dem Tor.
Grundlage sind die Arbeitsstättenverordnung ArbStättV und die DGUV-Regeln. Materialien müssen schwer entflammbar sein, Zertifikate gehören ins Gepäck. Fehlt der Nachweis, sperrt die Gesellschaft den Stand.
Haftung: Werkvertrag, ProdHaftG und Versicherung
Der Standbauvertrag ist ein Werkvertrag nach § 631 BGB. Der Messebauer schuldet den fertigen Stand, bei Mängeln kann der Aussteller Nacherfüllung verlangen. Entscheidend ist eine klare Leistungsbeschreibung.
Für Schäden durch präsentierte Produkte gilt das Produkthaftungsgesetz ProdHaftG. Ansprüche verjähren in drei Jahren, zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen erlöschen sie. Die technische Dokumentation sollte die Messe überdauern.
Die Messegesellschaft haftet begrenzt, ihre Teilnahmebedingungen schließen Schäden am Stand und Diebstahl meist aus, außer bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Eine Haftpflichtversicherung und für teure Exponate eine Transport- und Lagerversicherung gehören in die Kalkulation.
Arbeitsschutz: ArbStättV, ArbZG und DGUV
Die DGUV-Vorschriften und Regeln bündeln die Anforderungen an sichere Standbauten und Fluchtwege. Für Aussteller heißt das:
- Gefährdungsbeurteilung schriftlich erstellen, auch für Maschinenvorführungen, Lärm und Gefahrstoffe.
- Fluchtwege und Notausgänge freihalten, Mindestbreiten der Messe einhalten.
- Standpersonal vor Messebeginn unterweisen und die Unterweisung dokumentieren.
- Arbeitszeiten nach ArbZG planen, Ruhepausen und Sonntagsarbeit einschließen.
- Erste-Hilfe-Material und Feuerlöscher in der vorgegebenen Zahl bereitstellen.
Fristenplanung für Aussteller
- Teilnahmebedingungen lesen und Fristen notieren
- Anmeldefrist und Anzahlungstermin eintragen
- Kündigungsfrist und Rücktrittskosten prüfen
- Standbauplan einreichen
- Standbauvorschriften beachten
- Haftpflichtversicherung abschließen
- Gefährdungsbeurteilung erstellen
- DGUV-Vorgaben umsetzen
Verstöße können Bußgeld und die Räumung des Standes kosten. Sicherheitspersonal stellt die Gesellschaft, die Verantwortung für den Stand bleibt beim Aussteller.
Häufige Fragen
Welche Anmeldefrist gilt bei der Messe Frankfurt?
Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Der Anmeldeschluss steht in den Teilnahmebedingungen der Veranstaltung und im Ausstellerportal. Flächen werden nach Eingang der Anmeldung vergeben.
Bis wann kann ich kostenfrei zurücktreten?
Bis zu dem Stichtag, den die Teilnahmebedingungen nennen. Danach verlangt die Gesellschaft eine nach dem Rücktrittszeitpunkt gestaffelte Ausfallentschädigung in Prozent der Standmiete.
Welche Standbauvorschriften gelten in Frankfurt?
Die zulässige Höhe richtet sich nach der Hallenhöhe, Fluchtwege müssen mindestens 1,20 Meter breit sein, der Standbauplan braucht eine Freigabe. Für Vorhänge und Dekoration sind Brandschutznachweise vorzulegen.
Wer haftet für Schäden am Messestand?
Grundsätzlich der Verursacher. Die Messegesellschaft beschränkt ihre Haftung in den Teilnahmebedingungen. Eine eigene Haftpflichtversicherung deckt Personen- und Sachschäden am Stand.
