Welche Fristen und Pflichten gelten bei deutschen Messegesellschaften?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ausstellerplanung heißt, Anmelde- und Kündigungsfristen der fünf großen Messegesellschaften kennen.
• Typische Anmeldefristen liegen sechs bis zwölf Monate vor Messebeginn, Kündigungsfristen oft bei drei Monaten.
• Standbauvorschriften regeln Höhen, Fluchtwege und Brandschutz und werden von Messe Frankfurt, Messe Düsseldorf und Koelnmesse streng geprüft.
• Haftungsfragen richten sich nach BGB und ProdHaftG, dazu kommen Arbeitsschutzpflichten nach ArbStättV und DGUV.
• Eine Fristenplanung mit Checkliste verhindert Vertragsstrafen und Standbauprobleme.

Fristen und Pflichten bei deutschen Messegesellschaften: Überblick

Wer als Aussteller erstmals mit einer deutschen Messegesellschaft zusammenarbeitet, stößt auf ein dichtes Regelwerk. Die Deutsche Messe AG, Messe München, Messe Frankfurt, Messe Düsseldorf und Koelnmesse vergeben Standflächen zu eigenen Vertragsbedingungen. Diese regeln nicht nur Preise, sondern auch Anmelde- und Kündigungsfristen, Standbauvorschriften und Haftung.

Die Gesellschaften sind wirtschaftlich bedeutend. Der AUMA, Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. koordiniert die Branche, die FKM, Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen prüft Besucherzahlen. Das IFO Institut und Destatis liefern Statistiken. Für Aussteller zählt zunächst der Vertrag mit dem Veranstalter.

Pflichten entstehen aus drei Quellen: dem Messevertrag, den technischen Richtlinien der Gesellschaft und dem Gesetz. Wer diese drei Ebenen trennt, behält den Überblick. Die folgende Tabelle zeigt typische Fristen, wie sie in den Teilnahmebedingungen der großen Gesellschaften stehen.

Frist	Typischer Zeitpunkt	Bedeutung für Aussteller
Anmeldefrist	6 bis 12 Monate vor Messebeginn	Standplatzsicherung, oft mit Anzahlung
Rücktritt/Kündigung	3 bis 6 Monate vor Messebeginn	Kostenfrei oder mit Strafzahlung
Standbaubeginn	2 bis 4 Tage vor Eröffnung	Aufbau nur mit Genehmigung
Abbaufrist	1 bis 2 Tage nach Messeende	Verzug führt zu Gebühren
Rechnungszahlung	30 Tage nach Rechnungsdatum	Verzugszinsen möglich

Die genauen Fristen stehen in den Teilnahmebedingungen jeder Gesellschaft. Aussteller sollten sie nicht mit den Fristen für die Standbauanmeldung verwechseln. Beide laufen getrennt.

Regionale Unterschiede gibt es kaum, aber die Messedichte variiert. Nordrhein-Westfalen, Bayern, Baden-Württemberg, Hessen und Niedersachsen haben eigene Messeplätze. Auch Berlin, Sachsen und Hamburg sind Standorte von Messen. Die IHK vor Ort berät zu Messebeteiligungen und Fördermitteln. Wer ins Ausland will, findet beim BAFA Unterstützung für Auslandsmessebeteiligungen.

Steuerlich gilt das UStG. Die Teilnahme an einer Messe im Inland ist eine unternehmerische Leistung, die dem Regelsteuersatz unterliegt. Aussteller sollten die Vorsteuer prüfen. Auch die DIN 15700 für Dienstleistungen bei Messen und Ausstellungen kann vertraglich relevant werden.

Anmelde- und Kündigungsfristen bei Deutsche Messe AG und Messe München

Die Deutsche Messe AG in Hannover vergibt Flächen für Leitmessen wie die Hannover Messe. Die Anmeldung erfolgt online über das Ausstellerportal. Wer sich früh anmeldet, sichert sich bevorzugte Standplätze. Die Deutsche Messe AG verlangt in der Regel eine Anzahlung bei Vertragsschluss.

Die Kündigungsfristen sind in den Teilnahmebedingungen geregelt. Ein Rücktritt ist bis zu einem bestimmten Stichtag kostenfrei. Danach wird eine pauschale Entschädigung fällig, oft ein Prozentsatz der Standmiete. Aussteller sollten prüfen, ob eine Rechtsschutzversicherung oder eine Messeausfallversicherung greift.

Die Messe München GmbH organisiert Messen wie die bauma und die IAA Mobility. Auch hier gilt: Anmeldung über das Portal, Bestätigung durch die Gesellschaft, dann Vertrag. Die Messe München legt Wert auf eine frühe Standplanung, weil Flächen knapp sind. Wer zu spät anmeldet, erhält weniger attraktive Plätze.

Ein Praxisbeispiel: Ein mittelständischer Maschinenbauer meldet sich sechs Monate vor der Hannover Messe an. Die Deutsche Messe AG bestätigt den Stand, verlangt 20 Prozent Anzahlung. Drei Monate vorher sagt das Unternehmen ab. Laut Teilnahmebedingungen werden 50 Prozent der Standmiete fällig. Hätte es die Kündigungsfrist von vier Monaten beachtet, wäre es kostenfrei geblieben.

Bei der Messe München kommen für manche Messen Losverfahren zum Einsatz. Aussteller mit gleichen Wünschen werden gleich behandelt. Die Zuteilung erfolgt nach Branchen und Flächenbedarf. Wer einen Eckstand möchte, sollte das früh vermerken. Nachträgliche Änderungen sind meist kostenpflichtig.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Anmeldung und Vertragsschluss. Die Anmeldung ist ein Angebot. Erst die Bestätigung der Gesellschaft macht daraus einen Vertrag. Ab diesem Zeitpunkt laufen die Kündigungsfristen. Aussteller sollten die Bestätigung genau lesen.

Standbauvorschriften und Pflichten bei Messe Frankfurt, Messe Düsseldorf und Koelnmesse

Die Messe Frankfurt, die Messe Düsseldorf und die Koelnmesse haben eigene technische Richtlinien. Sie regeln Standhöhen, Brandschutz, Fluchtwege und die Verwendung von Materialien. Diese Vorschriften sind verbindlich und werden vor Ort kontrolliert.

In Frankfurt gilt für zweigeschossige Stände eine maximale Höhe, die von der Hallenhöhe abhängt. Fluchtwege müssen mindestens 1,20 Meter breit sein. Die Messe Frankfurt verlangt einen Standbauplan zur Genehmigung. Ohne Freigabe darf nicht aufgebaut werden.

Die Messe Düsseldorf prüft Standbauten auf Standsicherheit. Für die drupa und die K gelten zusätzliche Auflagen für Maschinen und Gefahrstoffe. Aussteller müssen einen verantwortlichen Standbauleiter benennen. Die Koelnmesse wiederum verlangt für die Anlieferung eine Zeitfensterbuchung. Wer ohne Buchung anreist, wird abgewiesen.

Die Standbauvorschriften stützen sich auf die ArbStättV - nichtamtliches Inhaltsverzeichnis. Diese regelt Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen an Arbeitsplätze, auch auf Messen. Dazu kommen die DGUV-Vorschriften für Fluchtwege und Sicherheit. Aussteller sollten die Richtlinien der jeweiligen Gesellschaft vor der Planung lesen.

Materialien müssen schwer entflammbar sein. Vorhänge, Teppiche und Dekoration brauchen einen Nachweis. Die Gesellschaften verlangen Zertifikate. Fehlt der Nachweis, wird der Stand gesperrt. Das kostet Zeit und Geld.

Für den Standbau gilt der Werkvertrag nach § 631 BGB. Der Messebauer schuldet ein Werk, also den fertigen Stand. Bei Mängeln kann der Aussteller Nacherfüllung verlangen. Wichtig ist eine klare Leistungsbeschreibung im Vertrag.

Haftungsfragen nach BGB und ProdHaftG

Haftung auf Messen hat zwei Seiten: die Haftung für den Standbau und die Haftung für Produkte. Der Standbauvertrag ist ein Werkvertrag nach § 631 BGB - Einzelnorm. Der Messebauer schuldet ein Werk, also den fertigen Stand. Bei Mängeln kann der Aussteller Nacherfüllung verlangen.

Die ProdHaftG - nichtamtliches Inhaltsverzeichnis regelt die Haftung für fehlerhafte Produkte. Wer auf einer Messe ein Produkt präsentiert, haftet nach den allgemeinen Regeln, wenn das Produkt Schäden verursacht. Die ProdHaftG verschärft die Haftung für Hersteller. Aussteller sollten prüfen, ob sie als Hersteller oder Händler auftreten.

Die Messegesellschaft haftet nur begrenzt. Ihre Teilnahmebedingungen schließen oft die Haftung für Schäden am Stand aus, außer bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Aussteller sollten eine eigene Haftpflichtversicherung abschließen. Diese deckt Personen- und Sachschäden am Stand.

Ein weiterer Punkt: Die Gesellschaft haftet nicht für Diebstahl. Wertsachen gehören nicht auf den Stand. Wer teure Exponate zeigt, braucht eine Transport- und Lagerversicherung.

Bei Personenschäden am Stand greift die Verkehrssicherungspflicht. Der Aussteller muss den Stand sicher betreiben. Lose Kabel, scharfe Kanten und wackelige Exponate sind zu vermeiden. Bei Verstößen drohen Schadensersatzforderungen.

Auch die Produkthaftung nach ProdHaftG kennt Fristen. Ansprüche verjähren in der Regel nach drei Jahren. Hersteller sollten ihre Dokumentation aufbewahren. Das gilt auch für Messepräsentationen.

Arbeitsschutz und Sicherheit nach ArbStättV und DGUV

Arbeitsschutz auf Messen ist kein Nebenthema. Die ArbStättV gilt für Arbeitsplätze, also auch für Messestände, auf denen Personal arbeitet. Sie verlangt sichere Fluchtwege, ausreichende Beleuchtung und Sanitärräume. Die DGUV - Prävention - Vorschriften, Regeln und Informationen gibt konkrete Regeln für Standbau, Fluchtwege und Sicherheit.

Aussteller müssen eine Gefährdungsbeurteilung erstellen. Das gilt besonders, wenn Maschinen vorgeführt werden. Lärm, Staub und Gefahrstoffe sind zu bewerten. Die Messegesellschaft stellt Sicherheitspersonal, doch die Verantwortung bleibt beim Aussteller.

Fluchtwege dürfen nicht durch Standwände oder Exponate verengt werden. Notausgänge müssen frei bleiben. Die DGUV verlangt regelmäßige Unterweisungen des Standpersonals. Bei Messen mit Publikumsverkehr gelten zusätzliche Anforderungen an Massenströme.

Wer gegen Arbeitsschutzvorschriften verstößt, riskiert Bußgelder und die Schließung des Standes. Die Messegesellschaft kann den Stand räumen lassen. Aussteller sollten den Arbeitsschutz in die Ausstellerplanung einbeziehen.

Zur Ausstattung gehören Erste-Hilfe-Mittel und Feuerlöscher. Die Gesellschaften geben die Anzahl vor. Standpersonal sollte eingewiesen sein. Bei Großveranstaltungen gibt es Sicherheitsbesprechungen vor der Eröffnung.

Auch die DGUV-Vorschriften für elektrische Anlagen sind zu beachten. Kabel müssen geschützt verlegt sein. Provisorische Lösungen werden nicht akzeptiert. Die Prüfung erfolgt vor der Freigabe des Standes.

Checkliste für die Fristenplanung

• Teilnahmebedingungen der Messegesellschaft gelesen und Fristen notiert
• Anmeldefrist und Anzahlungstermin im Kalender eingetragen
• Kündigungsfrist und Rücktrittskosten geprüft
• Standbauplan bei der Gesellschaft eingereicht
• Standbauvorschriften zu Höhe, Fluchtwegen und Brandschutz beachtet
• Haftpflichtversicherung für den Stand abgeschlossen
• Gefährdungsbeurteilung nach ArbStättV erstellt
• DGUV-Vorgaben für Fluchtwege und Sicherheit umgesetzt

Häufige Fragen

Welche Anmeldefristen gelten bei der Deutschen Messe AG? Die Anmeldefristen variieren je nach Messe. Für große Leitmessen liegen sie oft sechs bis zwölf Monate vor Beginn. Genaueres steht in den Teilnahmebedingungen.

Wann kann ich kostenfrei von einer Messe zurücktreten? Kostenfrei ist ein Rücktritt nur bis zum Stichtag in den Teilnahmebedingungen. Danach wird eine Entschädigung fällig, oft ein Prozentsatz der Standmiete.

Welche Standbauvorschriften gelten in Frankfurt? Die Messe Frankfurt verlangt einen genehmigten Standbauplan. Fluchtwege müssen mindestens 1,20 Meter breit sein. Die Höhe richtet sich nach der Hallenhöhe.

Wer haftet für Schäden am Messestand? Grundsätzlich der Verursacher. Die Messegesellschaft schließt Haftung oft aus. Aussteller sollten eine Haftpflichtversicherung abschließen.

Was regelt die ArbStättV auf Messen? Die ArbStättV regelt Sicherheit und Gesundheit an Arbeitsplätzen, also auch auf Messeständen. Sie verlangt Fluchtwege, Beleuchtung und Sanitärräume.

Welche Rolle spielt die DGUV? Die DGUV gibt Vorschriften und Regeln für Sicherheit und Gesundheit heraus. Für Messen sind die Regeln zu Fluchtwegen und Standbau relevant.