10 Schritte zur Messeplanung in Köln, Düsseldorf und Essen

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritte 1 bis 3: Ziele, Budget und Standkonzept

Schritt 1: Ziele festlegen. Notieren Sie zwei bis drei messbare Ziele, etwa 120 qualifizierte Kontakte oder 40 Produktdemos. Ergebnis: eine Zielliste, die am Ende gegen die Kennzahlen läuft.

Schritt 2: Budget aufstellen. Standmiete, Standbau, Personal, Logistik, Reise und Nachbereitung gehören hinein. Vergleichen Sie Angebote netto, die Umsatzsteuer von 19 Prozent kommt hinzu. Frist: Das Budget steht vor der Unterschrift unter dem Standvertrag.

Schritt 3: Standkonzept festlegen. Fläche, Höhe, Material und Technik richten sich nach dem Format. Köln verbindet mit Anuga und Gamescom Fach- und Publikumsmessen, Düsseldorf prägt mit drupa und K die Investitionsgüter, Essen ist kompakter. Ergebnis: ein Standkonzept, das zu den Standbauvorschriften der Messegesellschaft passt.

Schritte 4 bis 6: Anmeldung, Standbau und Logistik

Schritt 4: Anmelden. Die Anmeldung läuft über die Ausstellerportale von Koelnmesse, Messe Düsseldorf und Messe Essen, mit Standflächen, Teilnahmebedingungen und Preislisten. Frist: sechs bis zwölf Monate vor Messebeginn, damit Standplatz und Standbau planbar bleiben.

Schritt 5: Standbau beauftragen. Standbauverträge sind Werkverträge: Der Dienstleister schuldet ein Werk, der Aussteller vergütet es. Abnahme und Mängelrechte regelt Paragraf 631 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Ergebnis: ein schriftlicher Vertrag mit Termin, Vergütung und Abnahmeprotokoll.

Schritt 6: Logistik buchen. Anlieferfenster, Spedition, Materiallisten und Lagerung gehören in den Zeitplan für Auf- und Abbau. Ergebnis: gebuchte Zeitfenster und eine passende Materialliste.

Schritte 7 und 8: Standpersonal und Besucher

Schritt 7: Personal einplanen. Rollen, Schichten und Pausen gehören in den Dienstplan, die Regeln des Arbeitszeitgesetzes in die Kalkulation. Ergebnis: ein Plan mit Ansprache-, Fachgesprächs- und Dokumentationsrolle.

Schritt 8: Besucher vorbereiten. Einladungen und Termine laufen vor der Messe, die Kontakterfassung am Stand. Weil dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679. Ergebnis: ein Erfassungsweg, der Kontakte dem Vertrieb zuordnet.

Schritte 9 und 10: Nachbereitung und Erfolgskontrolle

Schritt 9: Kontakte nachfassen. Leads qualifizieren, Angebote versenden, Gespräche dokumentieren. Frist: Follow-up innerhalb von 48 Stunden nach Messeschluss. Ergebnis: dokumentierte Übergabe an den Vertrieb.

Schritt 10: Kennzahlen vergleichen. Leads, Kosten pro Lead, Kosten pro Abschluss und Standbesucher werden gegen die Ziele aus Schritt 1 gelegt. Ergebnis: ein Bericht, der das Budget der nächsten Beteiligung begründet.

Beispielrechnung: 50 Quadratmeter in Köln und Düsseldorf, 30 Quadratmeter in Essen

Die Werte sind Annahmen des Rechenbeispiels, netto und zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Unterschiede zwischen Koelnmesse, Messe Düsseldorf und Messe Essen

Koelnmesse verbindet Publikums- und Fachmessen, Messe Düsseldorf ist auf Investitionsgüter und Fachpublikum ausgerichtet, Messe Essen ist kompakter mit kürzeren Wegen zwischen Anlieferung und Halle. Zur Messewirtschaft informiert die Seite Messewirtschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz&ssu=&ssv=&ssw=&ssx=eyJfX3V6bWYiOiI3ZjkwMDBlYzE0MWNjMS0xMjExLTRlZjYtOTg1NS1mMWEzMGY3MjNiZTQxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwMTA3MWM5YWZlMWUxMmE2MjMxMCIsInV6bXgiOiI3ZmMwMDA5YmJlNzRiNS0yNGEwLTQ2ZmUtOTVhMy02N2Q5NGFlZGFjYWMxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwNTJlMmM2ZTIwNjYzNzU3N2YxMCIsInJkIjoiZXZhbHVhdGlvbmVuLWJtd2suZGUifQ==)&ssu=&ssv=&ssw=&ssx=eyJfX3V6bWYiOiI3ZjkwMDBlYzE0MWNjMS0xMjExLTRlZjYtOTg1NS1mMWEzMGY3MjNiZTQxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwMTA3MWM5YWZlMWUxMmE2MjMxMCIsInV6bXgiOiI3ZmMwMDA5YmJlNzRiNS0yNGEwLTQ2ZmUtOTVhMy02N2Q5NGFlZGFjYWMxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwNTJlMmM2ZTIwNjYzNzU3N2YxMCIsInJkIjoiZXZhbHVhdGlvbmVuLWJtd2suZGUifQ==).

Häufige Fragen

Was kostet eine Messebeteiligung in Köln, Düsseldorf oder Essen?

Die Beispielrechnung kommt für 50 Quadratmeter auf 26.520 Euro netto, mit Umsatzsteuer 31.558,80 Euro, für 30 Quadratmeter in Essen auf 15.680 Euro netto.

Wie lange vorher sollte die Planung beginnen?

Sechs bis zwölf Monate vor Messebeginn für Anmeldung und Standplatz, Standbau und Logistik folgen danach.

Über welche Wege melde ich mich an?

Über die Ausstellerportale von Koelnmesse, Messe Düsseldorf und Messe Essen mit Teilnahmebedingungen, Standflächen und Preislisten.

Was gehört in einen Standbauvertrag?

Leistung, Termin, Vergütung, Abnahme und Mängelhaftung; die werkvertraglichen Grundlagen enthält Paragraf 631 BGB.

Wie messe ich den Messeerfolg?

Über Leads, Kosten pro Lead, Kosten pro Abschluss und Standbesucher im Vergleich mit den Zielen aus Schritt 1.