Messeplanung Kosten in Deutschland, von Standmiete bis Umsatzsteuer

Das Wichtigste auf einen Blick

Messeplanung Kosten: Überblick über die Kostenblöcke

Wer ein Messebudget aufstellt, plant selten nur die Standmiete. In der Praxis verteilen sich die Ausgaben auf vier Blöcke, die sich unterschiedlich gut steuern lassen. Die Standmiete ist der größte Einzelposten, die Nebenkosten der unangenehmste, weil sie erst nach der Veranstaltung vollständig feststehen.

Die vier Blöcke im Überblick:

Für die Planung ist entscheidend, welche Leistungen in der Standmiete enthalten sind. Die Deutsche Messe AG in Hannover, die Messe München GmbH und die Messe Frankfurt GmbH arbeiten mit unterschiedlichen Paketmodellen. Bei Reihenständen ist der Anteil inkludierter Leistungen geringer als bei Eck- und Kopfständen.

Ein zweiter Faktor ist der Standort innerhalb der Halle. Flächen an Laufwegen und Eingängen werden teurer kalkuliert als Randlagen. Wer früh bucht, hat mehr Auswahl und kann Zuschläge vermeiden.

Welche Kostenblöcke fallen unabhängig vom Standort an

Einige Posten fallen auf jeder deutschen Messe an, unabhängig von Stadt und Gesellschaft. Dazu gehören die Pflichtversicherung, die Standsicherheitsabnahme und die Entsorgung von Verpackungsmaterial. Auch die Anmeldung zur Messe selbst ist kostenpflichtig.

Hinzu kommen Personalkosten, die nicht in der Standmiete auftauchen, aber ins Budget gehören: Standpersonal, Reise, Übernachtung, Verpflegung. Diese Posten sind in der Regel größer als die reinen Standbaukosten.

Die AUMA, der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V., veröffentlicht regelmäßig Kennzahlen zur Messewirtschaft. Das Statistische Bundesamt erhebt Daten zu Messen und Ausstellungen. Beide Quellen helfen, die eigene Planung an Branchendurchschnitten zu spiegeln.

Standmiete und Nebenkosten in Hannover, München und Frankfurt

Die drei größten deutschen Messestandorte unterscheiden sich bei Flächenpreisen und Nebenkosten deutlich. Die folgenden Größenordnungen sind Richtwerte für Reihenstände in Standardhallen und ersetzen keine individuelle Anfrage bei der Messegesellschaft.

Grundlage der Spannen sind die öffentlich einsehbaren Preislisten der Deutschen Messe AG, der Messe München GmbH und der Messe Frankfurt GmbH sowie die Kennzahlen des AUMA. Die Werte sind typische Richtwerte für Reihenstände, kein Angebot.

Die Spannen erklären sich aus Hallenlage, Standform und Buchungszeitpunkt. In Hannover liegt das Preisniveau traditionell unter dem der beiden süddeutschen Standorte. München und Frankfurt verlangen für zentrale Hallen höhere Quadratmeterpreise.

Die Standmiete deckt in der Regel nur die Fläche und den Teppichboden. Wände, Beleuchtung und Möblierung sind separat zu buchen. Bei Systemständen der Messegesellschaft ist ein Grundpaket enthalten, das aber selten für einen professionellen Auftritt reicht.

Neben der Miete fallen Nebenkosten an. Dazu zählen Medienanschlüsse für Wasser und Druckluft, die Reinigung der Standfläche, die Abfallentsorgung sowie Gebühren für Parkausweise und Zufahrtsberechtigungen.

Bei Standgrößen über 100 Quadratmetern kommt häufig der Standsicherheitsnachweis hinzu. Strom, Wasser und Druckluft werden nach Verbrauch plus Grundpreis abgerechnet. Bei mehrtägigen Messen summiert sich das schnell auf einen vierstelligen Betrag.

Strom, Aufbau und Standbau: Beispielrechnungen

Die folgenden Beispielrechnungen zeigen, wie sich Messeplanung Kosten für einen Reihenstand von 50 Quadratmetern zusammensetzen. Die Werte sind Richtwerte und dienen der Budgetvorbereitung.

Beispiel 1: Hannover, 50 qm, Systemstand

Beispiel 2: München, 50 qm, Systemstand

Beispiel 3: Frankfurt, 50 qm, Individualbau

Die Beispiele zeigen, dass der Standbau den größten Hebel hat. Ein Systemstand kostet weniger als die Hälfte eines Individualbaus. Wer zum ersten Mal ausstellt, fährt mit einem Systemstand meist besser.

Aufbau und Abbau: Zeitfenster und Zuschläge

Auf- und Abbau sind an feste Zeitfenster gebunden. Wer außerhalb dieser Fenster arbeitet, zahlt Zuschläge. In München und Frankfurt sind die Fenster kürzer, was den Einsatz größerer Teams erforderlich macht.

Der Aufbau dauert bei einem 50-Quadratmeter-Stand je nach Bauart ein bis drei Tage. Der Abbau ist meist schneller, aber ebenfalls kostenpflichtig. Logistikkosten für Anlieferung und Abtransport kommen hinzu.

Standbau: System oder Individualbau

Systemstände bestehen aus modularen Elementen und lassen sich wiederverwenden. Individualbauten sind auf einen Auftritt zugeschnitten und meist nicht wiederverwendbar. Die Entscheidung hängt von der Zahl der geplanten Messen ab.

Bei drei oder mehr Beteiligungen pro Jahr rechnet sich ein Systemstand mit eigenem Lager. Bei einmaliger Beteiligung ist die Miete eines Standes oft günstiger als der Kauf.

Umsatzsteuerliche Behandlung nach UStG

Für Messebeteiligungen gilt grundsätzlich der Regelsteuersatz. Nach § 12 UStG - Einzelnorm beträgt der Regelsteuersatz 19 Prozent. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent greift bei Messen nur in eng begrenzten Fällen, etwa bei bestimmten Druckerzeugnissen.

Standmieten, Standbau und Messedienstleistungen werden daher mit 19 Prozent abgerechnet. Die Messegesellschaft stellt die Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Aussteller erhalten damit einen Vorsteuerabzug, sofern sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Für Aussteller aus dem Ausland kann eine Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers greifen. Dann schuldet der ausländische Aussteller die Umsatzsteuer in Deutschland und muss sich beim Bundeszentralamt für Steuern registrieren lassen.

Ausfuhrlieferungen und § 4 UStG

Für Aussteller, die Waren auf einer Messe im Ausland verkaufen, ist § 4 UStG - Einzelnorm die Rechtsgrundlage. Die Vorschrift regelt, welche Lieferungen steuerfrei sind, darunter Ausfuhrlieferungen in Drittländer.

Wer auf einer Auslandsmesse Waren an Kunden außerhalb der EU verkauft, kann die Lieferung steuerfrei stellen. Voraussetzung sind die üblichen Nachweise über die Ausfuhr. Die Buchhaltung muss die Belege sauber ablegen.

Bei Messen innerhalb der EU gelten die Regeln für innergemeinschaftliche Lieferungen. Auch hier ist die Rechnung ohne Umsatzsteuer möglich, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

Steuersätze im Überblick

Vorsteuerabzug nach § 15 UStG

Der Vorsteuerabzug ist für die Wirtschaftlichkeit einer Messebeteiligung entscheidend. Nach § 15 UStG - Einzelnorm kann ein Unternehmer die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer abziehen, wenn er die Leistung für sein Unternehmen bezieht.

Bei Messebeteiligungen ist der unternehmerische Bezug in der Regel gegeben. Der Stand dient dem Verkauf oder der Kundenpflege. Anders sieht es bei rein privaten oder repräsentativen Aufwendungen aus.

Die Rechnungen müssen vollständige Angaben enthalten: Name und Adresse des Leistenden, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsbetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine dieser Angaben, verweigert das Finanzamt den Abzug.

Praxisbeispiel: Vorsteuer bei 50 Quadratmetern in Hannover

Ein Aussteller mietet in Hannover 50 Quadratmeter für 5.500 Euro netto. Die Nebenkosten betragen 1.000 Euro netto, der Stromanschluss 450 Euro netto. Der Systemstand kostet 9.000 Euro netto.

Die Gesamtsumme netto liegt bei 15.950 Euro. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer ergibt sich eine Steuer von 3.030,50 Euro. Diese 3.030,50 Euro kann der Aussteller als Vorsteuer geltend machen, sofern er zum Abzug berechtigt ist.

Die tatsächliche Belastung sinkt damit auf 15.950 Euro netto. Bei Unternehmen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, bleibt die volle Bruttosumme von 18.980,50 Euro bestehen.

Wann der Vorsteuerabzug entfällt

Kein Abzug möglich ist bei Aufwendungen, die nicht für das Unternehmen anfallen. Auch bei Rechnungen ohne ordnungsgemäßen Steuerausweis entfällt der Abzug. Aussteller sollten Rechnungen deshalb vor der Buchung prüfen.

Bei Auslandsmessen mit Reverse-Charge-Verfahren schuldet der Aussteller die Steuer selbst und kann sie im gleichen Zug als Vorsteuer abziehen. Die Belastung ist dann neutral, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

BAFA-Förderung bei Auslandsmessebeteiligungen

Für Messen außerhalb Deutschlands können Aussteller Förderungen beantragen. Das BAFA - Startseite ist die zentrale Förderstelle des Bundes für Auslandsmessebeteiligungen. Es verwaltet Programme, mit denen ein Teil der Standkosten erstattet wird.

Gefördert werden in der Regel:

Die Förderung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Die Anträge laufen über das BAFA und müssen vor der Messe gestellt werden. Eine nachträgliche Antragstellung ist nicht möglich.

Die Höhe der Förderung hängt vom Programm und vom Land ab. Für Gemeinschaftsstände des Bundes liegt der Zuschuss häufig bei einem festen Betrag pro Quadratmeter. Die genauen Sätze veröffentlicht das BAFA in den jeweiligen Programmunterlagen.

Antragsweg und Fristen

Der Antrag wird online über das BAFA eingereicht. Erforderlich sind Angaben zum Unternehmen, zur Messe und zum geplanten Stand. Nach Bewilligung werden die Kosten nach der Messe abgerechnet.

Die Fristen sind verbindlich. Wer zu spät beantragt, verliert den Anspruch. Messeverantwortliche sollten die Antragsfristen deshalb in die Jahresplanung aufnehmen.

Kostenbeispiele für verschiedene Standgrößen

Die Kosten steigen nicht linear mit der Fläche. Größere Stände haben niedrigere Quadratmeterpreise, verursachen aber höhere Nebenkosten. Die folgenden Beispiele zeigen Richtwerte für Systemstände in Hannover.

Quelle: eigene Berechnung auf Basis der Richtwerte für Hannover aus der Tabelle oben sowie der Preislisten der Messegesellschaften. Die Werte sind typische Richtwerte, kein Angebot.

Für München und Frankfurt sind die Werte um 30 bis 50 Prozent höher anzusetzen. Die Nebenkosten steigen überproportional, weil Reinigung und Entsorgung nach Fläche abgerechnet werden.

Checkliste für die Budgetplanung

Kostenkontrolle nach der Messe

Nach der Veranstaltung sollten alle Rechnungen mit dem Budget abgeglichen werden. Abweichungen bei Strom und Nebenkosten sind häufig. Wer die Abweichungen dokumentiert, kann beim nächsten Mal genauer kalkulieren.

Die DIN 15700 definiert Dienstleistungen bei Messen und Ausstellungen. Sie hilft, Leistungen der Messegesellschaften einzuordnen und Angebote zu vergleichen.

Häufige Fragen

Was kostet ein Messestand in Deutschland pro Quadratmeter?

Die Standmiete je Quadratmeter hängt vom Standort ab. Die Richtwerte für Hannover, München und Frankfurt stehen in der Tabelle im Abschnitt zu Standmiete und Nebenkosten.

Welcher Umsatzsteuersatz gilt für Messedienstleistungen?

Für Standmiete, Standbau und Messedienstleistungen gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent nach § 12 UStG. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent greift nur in eng begrenzten Fällen.

Kann ich die Umsatzsteuer für den Messestand zurückholen?

Ja, wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Die Einzelheiten stehen im Abschnitt zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG.

Wann fördert das BAFA eine Messebeteiligung?

Das BAFA fördert Auslandsmessebeteiligungen kleiner und mittlerer Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Der Antrag muss vor der Messe gestellt werden. Gefördert werden unter anderem Standmiete und Standbau.

Was kostet ein 50-Quadratmeter-Stand in Hannover?

Für einen Systemstand liegen die Gesamtkosten netto bei rund 15.950 Euro. Darin enthalten sind Standmiete, Nebenkosten, Strom und Standbau. In München liegt der Wert bei rund 20.500 Euro.

Sind Ausfuhrlieferungen auf Messen steuerfrei?

Ausfuhrlieferungen in Drittländer können nach § 4 UStG steuerfrei sein. Voraussetzung sind die üblichen Ausfuhrnachweise. Bei Lieferungen innerhalb der EU gelten die Regeln für innergemeinschaftliche Lieferungen.