Ausstellerplanung
Teil von Wie läuft die Messevorbereitung nach den Unterlagen der Messe Frankfurt ab?
Fachmessen planen: Checkliste für Standpersonal und Termine
Fachmessen planen: Checkliste für Standpersonal, Dienstplanung, Akkreditierung und Kosten. Mit Ausstellerausweisen der Messe Frankfurt und Beispielrechnung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Bedarf vier bis sechs Monate vor dem ersten Messetag intern melden, sonst fehlen erfahrene Standkräfte.
- Ausstellerausweise der Messe Frankfurt werden personengebunden im Ausstellerportal bestellt, das Kontingent folgt der Standfläche.
- Kalkulieren Sie je Einsatztag mit 280 bis 380 Euro netto für Standpersonal, dazu Reise, Hotel und 19 Prozent Mehrwertsteuer.
- Arbeitszeitgesetz, Pausen und Ruhezeiten gelten im Messebetrieb genauso wie während Aufbau und Abbau.
Von der Bedarfsmeldung bis zur Akkreditierung
Fachmessen planen heißt, zwei Stränge parallel zu steuern: Standpersonal und Termine. Bewährt hat sich eine feste Reihenfolge mit einem Verantwortlichen je Schritt und klaren Fristen im Messekalender.
- Bedarf melden. Die Fachabteilung meldet Anzahl, Qualifikation und Sprachprofil der Standkräfte an die Personaldisposition, schriftlich mit Messename, Standfläche und Einsatztagen.
- Dienstplan bauen. Die Disposition legt Schichten für Aufbau, Messetage und Abbau fest, plant Pausen und Springerkräfte ein und prüft Wochenenden sowie Feiertage.
- Verträge und Reise klären. Hostessenagenturen und Personaldienstleister wie Randstad oder Adecco erhalten die Schichtliste, danach werden Anreise und Hotel je Person verbindlich gebucht.
- Termine und Briefings takten. Kundengespräche am Stand bekommen feste Zeitfenster, dazu ein Briefing vor Ort zu Produkten, Wettbewerb und Ablauf am Counter.
- Akkreditierung abschließen. Ausweise, Parkkarten und Zufahrtsberechtigungen werden bestellt; Namen und Ausweisdaten stammen direkt aus der freigegebenen Schichtliste.
Termine, Ausweise und Arbeitszeit
Für die Messe Frankfurt bestellen Aussteller die Ausstellerausweise im Ausstellerportal, personengebunden und nach Standfläche kontingentiert. Nachbestellungen sind kostenpflichtig, deshalb gehört die Namensliste früh in die Akkreditierung.
Viele Messegesellschaften setzen Fristen für Standbau, Anlieferung, Ausweisbestellung und Aufbaupässe. Wer Kundentermine plant, stimmt sie mit den Schichtzeiten ab, sonst warten Gäste an einem unbesetzten Stand. Termine werden schriftlich mit Uhrzeit, Standnummer und Ansprechpartner bestätigt.
Bei Aufbau, Messebetrieb und Abbau greifen die Regeln des Arbeitszeitgesetzes. Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeit zwischen zwei Einsätzen gelten auch an langen Messetagen.
Wie Messebeteiligungen wirtschaftspolitisch eingeordnet und gefördert werden, beschreibt die Seite Messewirtschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz. Für Auslandsmessen kommen Förderprogramme des Bundes infrage.
Formulare wie das ATA-Carnet für Warenmuster beantragen Aussteller bei ihrer IHK. Was die Kammern leisten, bündelt der Deutsche Industrie- und Handelskammertag in seinen Themenfeldern. Bei ausländischen Standkräften klärt die Disposition vorab, ob Arbeitserlaubnis und A1-Bescheinigung vorliegen.
Rechenbeispiel: Kosten je Einsatztag
Die Beispielrechnung zeigt zwei Standkräfte an drei Messetagen, gestellt von einer Hostessenagentur, die Personal und Reise in einer Rechnung mit 19 Prozent Mehrwertsteuer abrechnet. Alle Werte sind Planwerte, keine Angebote.
| Position | Menge | Preis netto | Summe netto |
|---|---|---|---|
| Standkraft, Tagessatz | 2 Personen, 3 Tage | 320 Euro | 1.920 Euro |
| Hotelzimmer | 2 Personen, 3 Nächte | 150 Euro | 900 Euro |
| Bahnfahrt 2. Klasse | 2 Personen | 140 Euro | 280 Euro |
| Verpflegungspauschale | 2 Personen, 3 Tage | 28 Euro | 168 Euro |
| Summe netto | 3.268 Euro | ||
| Mehrwertsteuer 19 Prozent | 620,92 Euro | ||
| Summe brutto | 3.888,92 Euro |
Je Einsatztag ergibt das rund 1.089 Euro netto und 1.296 Euro brutto. Die Verpflegungspauschale von 28 Euro pro Person und Tag entspricht dem steuerfreien Erstattungssatz für volle Kalendertage.
Für die Kalkulation gilt: Fachkräfte in der Standberatung kosten ab etwa 450 Euro netto je Einsatztag, Teamleitungen darüber. Wer nur Aufbaukräfte sucht, rechnet niedriger, braucht aber klare Vorgaben zu Arbeitszeit und Pausen.
Häufige Fragen
Wann muss der Personalbedarf gemeldet sein?
Spätestens vier bis sechs Monate vor dem ersten Messetag. Erfahrene Standkräfte und Teamleitungen sind in der Messesaison früh vergeben, kurzfristiges Nachbuchen kostet Aufschläge.
Wie viele Ausstellerausweise gibt es bei der Messe Frankfurt?
Das Freikontingent richtet sich nach der gebuchten Standfläche. Zusätzliche Ausweise werden kostenpflichtig bestellt, die Vergabe läuft personengebunden über das Ausstellerportal.
Was kostet eine Hostess pro Messetag?
Kalkulieren Sie je nach Qualifikation, Sprache und Stadt mit 280 bis 380 Euro netto, zuzüglich 19 Prozent Mehrwertsteuer und Reisekosten.
Welche Formulare gibt es bei der IHK?
Für Auslandsmessen stellt die IHK unter anderem das ATA-Carnet für Warenmuster und Ursprungszeugnisse aus und berät zu Fördermitteln des Bundes.
