Fachmessen
Teil von Welche Messedienstleister brauche ich und wie steuere ich Vergabe und Kosten?
Messehostessen buchen und Ausstellerausweise digital verwalten
Hostessen buchen und Ausweise verwalten: Kontakte, Fristen, Portalwege und eine Beispielrechnung mit Tagessätzen, MwSt. und Ausweisgebühren für Aussteller.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Messehostessen buchst du nicht im Ausstellershop, sondern über einen eigenen Serviceline-Kontakt.
- Ausstellerausweise, Gutscheine und Auf- und Abbaukarten erzeugst du selbst im Portal Ticketservices für Aussteller der Messe Frankfurt.
- Dein Freikontingent steht im Portal, danach werden nur am Eingang erfasste Ausweise berechnet.
- Jede Auf- und Abbaukarte braucht einen Vor- und Nachnamen, sonst kein Zutritt.
Drei Wege zu Hostessen
Wenn du Messehostessen buchen willst, hast du drei Wege: eine freie Hostessenagentur, ein Buchungsportal mit Personalpool oder den Personalservice des Veranstalters. Der Ausstellershop ist dafür der falsche Ort. Veranstalter ist hier die Messe Frankfurt, der Messeplatz Frankfurt am Main.
Hostessen buchen: drei Wege
Hostessen buchen?
Freie Agentur -> Vertrag direkt
Buchungsportal -> Personalpool
Dort buchst du Standreinigung, Bewachung, Druckluft oder Strom, aber kein Standpersonal. Für den Shop brauchst du ein Messe-Login, die Registrierungs-E-Mail kommt von [email protected], Fragen beantwortet die Hotline +49 69 75 75-29 99.
Den Personalservice verantwortet in Frankfurt die Gastronomie-Tochter Accente. Sie vermittelt neben Catering auch Hostessen und Hosts, Servicekräfte, Baristas und Live-Köche. Für Hostessen führt die Serviceline der Prolight + Sound einen eigenen Kontakt: [email protected], Telefon +49 69 61 01 99 56 198.
Kläre Sprachprofil, Einsatzzeiten und Kleidung direkt mit diesem Kontakt, bevor du Standausstattung bestellst. Tagessätze und Mindestbuchungsdauern nennt die Serviceunterlage nicht. Behandle die Kontaktdaten als veranstaltungsbezogene Angabe, nicht als Regel für jeden Messeplatz.
Ein Buchungsportal mit Personalpool passt, wenn du kurzfristig Personal brauchst oder mehrere Stände gleichzeitig besetzen musst. Achte auf tagesgenaue Verfügbarkeit, hinterlegte Sprachprofile und eine Ersatzregel, falls eine Kraft ausfällt.
Fristen, Zuschläge und Förderwege
Bestimmte Leistungen kosten 25 Prozent Expresszuschlag bei Bestellung nach dem 02.03.2026: Abhängungen, Catering, Druckluft-, Elektro- und Wasseranschlüsse, Standreinigung und Standbewachung. Hostessen stehen nicht auf dieser Liste, die Frist gilt für sie also nicht.
Für die Kalkulation lohnt der Blick auf Förderwege. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz beschreibt die wirtschaftspolitischen Rahmenbedingungen der Messewirtschaft&ssu=&ssv=&ssw=&ssx=eyJfX3V6bWYiOiI3ZjkwMDBlYzE0MWNjMS0xMjExLTRlZjYtOTg1NS1mMWEzMGY3MjNiZTQxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwMTA3MWM5YWZlMWUxMmE2MjMxMCIsInV6bXgiOiI3ZmMwMDA5YmJlNzRiNS0yNGEwLTQ2ZmUtOTVhMy02N2Q5NGFlZGFjYWMxLTE3ODk4MzExMDA2MjkwLTAwNTJlMmM2ZTIwNjYzNzU3N2YxMCIsInJkIjoiZXZhbHVhdGlvbmVuLWJtd2suZGUifQ==). Förderfähige Vorhaben findest du in der Förderdatenbank des Bundes. Für Gemeinschaftsstände im Ausland organisiert die DIHK Service GmbH deutsche Pavillons.
Ausstellerausweise digital verwalten
Im Portal Ticketservices für Aussteller erstellst du deine Ausweise selbst. Der Hauptansprechpartner oder ein benannter Stellvertreter erzeugt die gewünschte Anzahl personalisierter Ausstellerausweise und Auf- und Abbaukarten. Die Ausweise kommen per E-Mail und werden selbst gedruckt.
Drei Punkte aus der Serviceunterlage:
- Die früheren Ausweise aus der Servicemappe entfallen, dein Freikontingent ist deinem Stand automatisch zugeordnet und im Portal sichtbar.
- Nach Verbrauch des Freikontingents werden nur Ausweise berechnet, die am Messeeingang tatsächlich erfasst wurden.
- Nach der Veranstaltung rufst du die Nutzungsdaten deiner Ausweise und Gutscheine als Excel-Datei ab.
Besuchergutscheine buchst du ebenfalls dort. Du schickst einen Gutscheinlink, der zur E-Mail mit dem Link zum Ticketshop führt, oder versendest heruntergeladene Gutscheincodes und PDF-Tickets selbst.
Auf- und Abbaukarten ausfüllen und drucken
Die Karte liegt als PDF im Reiter Auf- und Abbaukarte bereit. Lade sie herunter und drucke sie in der benötigten Anzahl. Pro Karte trägst du einen Vor- und Nachnamen deiner Auf- und Abbauhelfer ein.
Zutritt gibt es nur mit vollständig ausgefüllter Karte. Plane eine Karte pro Hilfskraft und prüfe die Namen vor dem Aufbau.
| Aufgabe | Ort | Kontakt/Portal-Link | Zeitpunkt |
|---|---|---|---|
| Hostessen anfragen | Serviceline-Kontakt Hostessen | [email protected], Telefon +49 69 61 01 99 56 198 | vor der Standplanung |
| Standreinigung und Bewachung bestellen | Shop für Ausstellerservices | Messe-Login der Messe Frankfurt | bis 02.03.2026 |
| Ausstellerausweise erzeugen | Ticketservices für Aussteller | Portal Ticketservices für Aussteller | nach der Login-Vergabe |
| Auf- und Abbaukarten drucken | Portal, Reiter Auf- und Abbaukarte | Reiter Auf- und Abbaukarte | vor dem Aufbau |
| Nutzungsdaten abrufen | Portal | Portal Ticketservices für Aussteller | nach der Veranstaltung |
Was Hostessen und Ausweise kosten: Beispielrechnung
Die Serviceunterlagen nennen weder Tagessätze für Hostessen noch Gebühren für zusätzliche Ausweise. Die tatsächliche Ausweisgebühr bleibt eine offene Lücke. Die folgende Beispielrechnung ist eine Annahme mit fiktiven Werten, keine Preisauskunft eines Anbieters. Für Hostessen lässt sich daraus keine belastbare Tagesspanne ableiten.
Vier Hostessen, zwei Messetage, 380 Euro netto je Hostess und Tag: 3.040 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 3.617,60 Euro brutto.
Zwölf Ausweise über das Freikontingent hinaus, 25 Euro netto je Ausweis: 300 Euro netto, mit Umsatzsteuer 357 Euro brutto. Beide Posten kosten zusammen 3.974,60 Euro brutto.
Agenturen und Buchungsportale kalkulieren ihre Sätze nach Sprachprofil, Einsatzdauer und Messeort.
Häufige Fragen
Wo bestelle ich Hostessen für meinen Stand?
Nicht im Ausstellershop. In Frankfurt läuft es über den Personalservice von Accente oder den Serviceline-Kontakt aus dem Abschnitt Drei Wege zu Hostessen.
Was kostet ein Ausstellerausweis?
Die Unterlage nennt keinen Preis. Die tatsächliche Gebühr ist damit eine offene Lücke.
Wie viele Ausstellerausweise kann ich anlegen?
Die Grenze setzt dein im Portal angezeigtes Freikontingent.
Bis wann muss ich Zusatzleistungen bestellen?
Für Anschlüsse, Catering, Reinigung und Bewachung gilt der 02.03.2026, danach 25 Prozent Expresszuschlag.
