Welche Werkzeuge und Fristen organisieren Standpersonal und Besucherzugang?

Das Wichtigste auf einen Blick

Drei Dokumente steuern den Zugang: Ausstellerausweis, Auf- und Abbaukarte, Besuchergutschein.
Die Messe Frankfurt erzeugt Ausstellerausweise personalisiert im Portal Ticketservices für Aussteller.
Abgerechnet werden nur Ausweise, die an der Zugangskontrolle tatsächlich erfasst wurden.
Servicebestellungen sind bis 2. März 2026 empfohlen, danach droht ein Expresszuschlag von 25 Prozent.
Zusatzpersonal vermitteln Hostessenagenturen; Preise gelten netto zuzüglich 19 Prozent MwSt.

Ausstellerausweise, Akkreditierung und Zugangskontrolle

Die Messe Frankfurt hat die Ausweise aus der Servicemappe in ein Onlineportal verlagert. Der Standleiter oder eine benannte Stellvertretung erzeugt dort die gewünschte Anzahl personalisierter Ausstellerausweise. Die Zustellung erfolgt per E-Mail, gedruckt wird am Stand selbst.

Jeder Stand erhält automatisch ein Freikontingent, das im Portal sichtbar ist. Erst darüber hinaus wird es kostenpflichtig, und zwar nur für Ausweise, die an der Zugangskontrolle am Eingang erfasst wurden. Nicht erfasste Ausweise bleiben unberechnet. Nach der Veranstaltung stehen die Nutzungsdaten als Excel-Datei bereit.

Für den Auf- und Abbau gilt eine eigene Karte. Sie liegt als PDF bereit, wird selbst gedruckt und trägt den vollständigen Vor- und Nachnamen. Fehlt ein Name, ist die Person an der Zugangskontrolle nicht erfasst und erhält keinen Zutritt.

Akkreditierungsformulare betreffen dagegen Fachpresse, Fotografen und Fremddienstleister. Wer sie nutzt, beantragt den Zugang vorab über das jeweilige Formular und erhält eine eigene Karte, die nicht auf das Standkontingent angerechnet wird.

Fristen und Rahmenbedingungen für die Personalanmeldung

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz beschreibt die wirtschaftspolitischen Rahmenbedingungen der Messewirtschaft, zu denen Förderprogramme für Gemeinschaftsstände gehören. Der Zeitplan für das Standpersonal bleibt Aufgabe des Ausstellers.

Wer Personal anmeldet, plant rückwärts vom Aufbaubeginn. Personalisierung, E-Mail-Zustellung und Ausdruck brauchen Vorlauf. Zwei Wochen vor dem ersten Aufbautag sind ein sicherer Puffer, eine Woche ist knapp.

Messe-Login anlegen; neue Kontaktpersonen erhalten die Registrierungsmail von [email protected].
Freikontingent prüfen und zusätzliche Ausstellerausweise personalisiert bestellen.
Services bis zum 2. März 2026 im Shop für Ausstellerservices buchen.
Auf- und Abbaukarten vor Aufbaubeginn ausdrucken und Namen eintragen.
Nutzungsdaten nach der Messe als Excel-Datei gegen die eigene Schichtplanung abgleichen.

Hostessenagenturen und Kosten je Einsatz

Zusätzliches Standpersonal kommt über Hostessenagenturen an den Stand. Die Serviceseite der Messe Frankfurt nennt Accente mit Hostessen und Hosts, Servicekräften, Baristas und Live-Köchen. Messen und Ausstellungen zählen zu den Themenfeldern der gewerblichen Wirtschaft, die der Deutsche Industrie- und Handelskammertag bündelt.

Abgerechnet werden Hostessentage je Person und Messetag. Agenturen kalkulieren netto, dazu kommen 19 Prozent MwSt. Das Tageshonorar richtet sich nach Qualifikation, Fremdsprachen und Einsatzdauer. Verbindlich ist allein das Angebot der Agentur.

Rechenbeispiel: acht Ausweise und acht Hostessentage

Beispielrechnung mit angenommenen Preisen: Acht Personen brauchen Ausstellerausweise, vier deckt das Freikontingent ab. Bei 39,00 Euro netto je Ausweis entstehen für die vier übrigen 156,00 Euro netto, zuzüglich 19 Prozent MwSt. 185,64 Euro brutto.

Zwei Hostessen an vier Messetagen ergeben acht Hostessentage. Bei 380,00 Euro netto je Hostessentag sind das 3.040,00 Euro netto. Mit 19 Prozent MwSt. liegt die Summe bei 3.617,60 Euro brutto. Die verbindlichen Sätze stehen im Angebot der Agentur und im Shop für Ausstellerservices.

Häufige Fragen

Werden nicht genutzte Ausstellerausweise berechnet?

Nein. Über das Freikontingent hinaus zählen nur Ausweise, die an der Zugangskontrolle tatsächlich erfasst wurden.

Bis wann muss Personal angemeldet und Services bestellt sein?

Das Service-PDF der Messe Frankfurt empfiehlt Bestellungen bis zum 2. März 2026. Danach kann ein Expresszuschlag von 25 Prozent anfallen. Ausweise sollten zwei Wochen vor Aufbaubeginn bestellt sein.

Was passiert bei einer unvollständigen Auf- und Abbaukarte?

Der Zutritt bleibt verwehrt. Die Karte gilt nur mit vollständigem Vor- und Nachnamen der helfenden Person.

Müssen Hostessenagenturen ihr Gewerbe anzeigen?

Wer gewerblich tätig wird, zeigt das Gewerbe vor Beginn bei der zuständigen Behörde an. § 14 der Gewerbeordnung regelt diese Anzeigepflicht. Für die Buchung ändert das nichts, die Agentur rechnet weiter netto zuzüglich 19 Prozent MwSt. ab.