Besucherzugang: Gutschein, Akkreditierung und Hostessen

Das Wichtigste auf einen Blick

Eingeladene Fachbesucher kommen über einen Besuchergutschein; das Ausweiskontingent des Standes bleibt unberührt.
Fachpresse, Fotografen und Fremddienstleister beantragen vorab eine Akkreditierung und erhalten eine eigene Karte.
Diese Karte wird nicht auf das Standkontingent angerechnet.
Eigenes Standpersonal und Helfer beim Auf- und Abbau laufen dagegen über Ausstellerausweise und Auf- und Abbaukarten.
Hostessenagenturen kalkulieren netto, dazu kommen 19 Prozent MwSt.

Wer am Stand ohne Ausstellerausweis arbeitet

Nicht jeder, der am Stand auftaucht, gehört zum Standpersonal. Die Messe Frankfurt trennt Personal von Gästen, Presse und Dienstleistern und gibt jeder Gruppe einen eigenen Weg. Die Tabelle ordnet die Gruppen, die keinen Ausstellerausweis brauchen.

Wer kommt an den Stand	Weg zum Zutritt	Wer wird aktiv	Standkontingent
Eingeladener Fachbesucher	Besuchergutschein	Aussteller gibt den Code weiter, der Gast löst ihn online ein	Keine Auswirkung
Fachpresse	Akkreditierung	Antrag vorab über das Formular	Nicht angerechnet
Fotografen	Akkreditierung	Antrag vorab über das Formular	Nicht angerechnet
Fremddienstleister	Akkreditierung	Antrag vorab über das Formular	Nicht angerechnet

Drei Dokumente für den Messezugang

Ausstellerausweis

Erstellung: Portal, personalisiert
Name nötig: ja
Kosten: nur erfasste
Zugang: Standpersonal

Auf- und Abbaukarte

Erstellung: PDF, selbst drucken
Name nötig: ja, vollständig
Kosten: keine
Zugang: Auf- und Abbau

Akkreditierung

Erstellung: Formular vorab
Name nötig: ja
Kosten: kein Kontingent
Zugang: Presse, Dienstleister

Eigenes Standpersonal erhält dagegen personalisierte Ausstellerausweise aus dem Freikontingent. Wer Gäste, Presse und Dienstleister auf einen eigenen Weg schickt, hält dieses Kontingent für die Menschen frei, die den Stand tatsächlich betreuen.

Für Helfer beim Auf- und Abbau gilt eine eigene Karte, die Auf- und Abbaukarte. Sie liegt als PDF bereit, wird selbst gedruckt und trägt den vollständigen Vor- und Nachnamen. Fehlt ein Name, ist die Person an der Zugangskontrolle nicht erfasst und erhält keinen Zutritt. Gäste und Presse brauchen sie nicht.

Besuchergutschein für eingeladene Fachbesucher

Der Besuchergutschein ist der Weg für Gäste, die der Aussteller selbst einlädt. Der Aussteller gibt den Gutscheincode weiter, der Gast löst ihn online im Ticketshop der Messe Frankfurt ein und erhält sein Eintrittsticket.

Bei der Registrierung weisen sich Besucher von Fachmessen als Branchenbesucher aus. Auf das Ausweiskontingent des Standes wirkt sich das nicht aus. Der Gutschein ist damit der dritte Baustein neben Ausstellerausweis und Auf- und Abbaukarte, aber der einzige, der Gästen gehört und nicht dem Personal.

Wie sich Einladungen, Tickets und Termine für Gäste planen lassen, beschreibt die Besuchervorbereitung für Messen.

Akkreditierung für Fachpresse, Fotografen und Fremddienstleister

Akkreditierungsformulare betreffen Fachpresse, Fotografen und Fremddienstleister. Wer sie nutzt, beantragt den Zugang vorab über das jeweilige Formular und erhält eine eigene Karte, die nicht auf das Standkontingent angerechnet wird.

Ein Ausstellerausweis ist für diese Gruppen der falsche Weg. Er wird personalisiert im Portal Ticketservices für Aussteller erzeugt und zählt zum Freikontingent. Die Akkreditierung läuft getrennt davon über das Formular, mit eigener Karte und ohne Eingriff in das Kontingent des Standes.

Zusatzpersonal über Hostessenagenturen

Zusätzliches Standpersonal kommt über Hostessenagenturen an den Stand. Die Serviceseite der Messe Frankfurt nennt Accente mit Hostessen und Hosts, Servicekräften, Baristas und Live-Köchen. Buchungswege und Kontakte beschreibt der Beitrag zu Messehostessen buchen.

Abgerechnet werden Hostessentage je Person und Messetag. Agenturen kalkulieren netto, dazu kommen 19 Prozent MwSt. Verbindlich ist allein das Angebot der Agentur. Wie sich solche Angebote einordnen lassen, zeigt der Beitrag zur Kalkulation von Messehostessen und Standpersonal.

Reihenfolge für Gäste, Presse und Dienstleister

Wer Gäste einlädt und Presse oder Dienstleister anmeldet, plant rückwärts vom Aufbaubeginn. Die Messe Frankfurt empfiehlt, Ausstellerausweise und Services bis zum 2. März 2026 zu bestellen; danach kann ein Expresszuschlag von 25 Prozent anfallen.

Klären, wer eingeladen wird, wer berichtet und wer als Fremddienstleister am Stand arbeitet.
Gutscheincodes an eingeladene Fachbesucher weitergeben.
Akkreditierungsformulare für Fachpresse, Fotografen und Fremddienstleister vorab einreichen.
Services im Shop für Ausstellerservices buchen.
Eigenes Standpersonal und Helfer separat über Ausstellerausweise und Auf- und Abbaukarten versorgen.
Nach der Messe die Nutzungsdaten als Excel-Datei gegen die eigene Planung abgleichen.

Die Pflichten beider Seiten bei den Fristen fasst der Überblick zu Fristen und Pflichten deutscher Messegesellschaften zusammen. Eine Checkliste für die Personaltermine liefert der Beitrag Fachmessen planen. Wie sich die Nutzungsdaten nach der Messe auswerten lassen, beschreibt der Beitrag zum Ausstellerticketsystem.

Häufige Fragen

Brauchen Fotografen und Fachpresse einen Ausstellerausweis?

Nein, sie nutzen das Akkreditierungsformular und erhalten vorab eine eigene Karte. Diese Karte wird nicht auf das Standkontingent angerechnet.

Belastet ein Besuchergutschein das Ausweiskontingent?

Nein. Der Gutschein wirkt sich nicht auf das Ausweiskontingent des Standes aus. Der Gast löst den Code online im Ticketshop ein und erhält sein Eintrittsticket.

Wie kommen Fremddienstleister an den Stand?

Sie beantragen den Zugang vorab über das Akkreditierungsformular und erhalten eine eigene Karte. Auch sie zählen nicht zum Standkontingent.

Müssen Hostessenagenturen ihr Gewerbe anzeigen?

Wer gewerblich tätig wird, zeigt das Gewerbe vor Beginn bei der zuständigen Behörde an. § 14 der Gewerbeordnung regelt diese Anzeigepflicht. Für die Buchung ändert das nichts, die Agentur rechnet weiter netto zuzüglich 19 Prozent MwSt. ab.