Ausstellerplanung
Teil von Messe-Kostenplanung: Kalkulationsstufen und Liquiditätsrechnung
Reisekosten zur Messe: Richtlinie, Genehmigung und Belegablauf
Reisekosten zur Messe: Bundesreisekostengesetz, Landesvorgaben und IHK-Hinweise, Genehmigungsweg, Belegablauf und Beispielrechnung netto zzgl. 19 Prozent MwSt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Das Bundesreisekostengesetz bindet Bundesdienststellen, die Landesreisekostengesetze die Länder; Unternehmen übernehmen die Beträge als Richtwerte.
- Verpflegungspauschale 28 Euro pro vollem Reisetag, 14 Euro am An- und Abreisetag, Übernachtungspauschale 20 Euro im Inland.
- Die Genehmigung steht vor der Buchung, die Abrechnung folgt mit Belegen innerhalb der gesetzten Frist.
- Fahrtkosten und Nebenkosten bucht die Buchhaltung netto zzgl. 19 Prozent MwSt., Pauschalen ohne Umsatzsteuer.
Was Bundesreisekostengesetz und Landesreisekostengesetze vorgeben
Für Dienstreisen von Bundesbeschäftigten gilt das Bundesreisekostengesetz. Es nennt 28 Euro Verpflegungsmehraufwand für einen vollen Reisetag, 14 Euro für den An- und Abreisetag und eine Übernachtungspauschale von 20 Euro für Übernachtungen im Inland. Die Auslandsbeträge stehen in der Rechtsverordnung zum Gesetz.
Die Länder regeln Dienstreisen ihrer Behörden in eigenen Landesreisekostengesetzen. Die Pauschalen liegen meist auf gleicher Höhe, Formulare und Genehmigungswege unterscheiden sich. Kommunen orientieren sich überwiegend an den Landesvorgaben. Für Fahrten mit dem privaten Pkw sehen die Gesetze eine Wegstreckenentschädigung von 30 Cent je Kilometer vor.
Der DIHK bündelt in seinen Themenfeldern Hinweise der Industrie- und Handelskammern, etwa zu Steuern und Messeförderung. Viele IHKs stellen Merkblätter zu Reisekosten und Auslandsreisen bereit. Unternehmen bindet kein Reisekostengesetz, hier gilt die eigene Richtlinie mit ihren Obergrenzen.
Genehmigungsweg: fünf Schritte vor der Buchung
- Bedarf melden: Der Mitarbeiter reicht Messetermin, Zweck und geschätzte Kosten ein.
- Rahmen prüfen: Die Fachbereichsleitung vergleicht die Schätzung mit den Obergrenzen der Richtlinie.
- Freigeben: Die Genehmigung erfolgt schriftlich oder im Reisetool, mit Kostenstelle und Messename.
- Buchen: Reiseplattform für Flug und Hotel, Veranstaltungsticket der Bahn für die Anreise.
- Abrechnen: Belege sammeln, Messekosten kennzeichnen, Abgabefrist notieren.
Eine nachträgliche Genehmigung macht den Prozess zur Formalie und erschwert die Kostenzuordnung. Setzen Sie deshalb Fristen: Antrag bis 14 Tage vor Abreise, Abrechnung bis zehn Arbeitstage nach Rückkehr.
Belegablauf und Abgrenzung der Messekosten
Die Buchhaltung braucht jeden Beleg in lesbarer Form: Bahn- und Taxiquittung, Hotelrechnung mit Frühstücksanteil, Parkbeleg und Teilnehmernachweis. Digitale Kopien als PDF genügen, solange die Originale bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
Für die Anreise zur Messe bietet die Deutsche Bahn ein Veranstaltungsticket an; die AGB zum Veranstaltungsticket regeln Buchung und Nutzung. Ein Festpreis erleichtert die Freigabe, weil die Fahrtkosten schon vor der Reise feststehen.
Trennen Sie Reisekosten von Standkosten. Standbau, Standmiete und Standpersonal sind Messekosten, nicht Reisekosten. Das BMWK beschreibt die wirtschaftspolitischen Rahmenbedingungen und die Förderlogik für Messebeteiligungen; bei geförderten Gemeinschaftsständen gelten zusätzliche Nachweispflichten.
Beispielrechnung für drei Reisetage
Beispielrechnung mit frei gewählten Werten, keine Rechtsvorgabe und keine Preisempfehlung.
| Position | Netto | MwSt. | Brutto |
|---|---|---|---|
| Bahnticket, Veranstaltungsticket 2. Klasse | 129,00 EUR | 19 Prozent, 24,51 EUR | 153,51 EUR |
| Taxi und Parken | 58,00 EUR | 19 Prozent, 11,02 EUR | 69,02 EUR |
| Übernachtung, zwei Nächte zu je 120,00 EUR | 240,00 EUR | 7 Prozent, 16,80 EUR | 256,80 EUR |
| Verpflegungspauschale, 14 plus 28 plus 14 Euro | 56,00 EUR | ohne Umsatzsteuer | 56,00 EUR |
| Summe | 483,00 EUR | 52,33 EUR | 535,33 EUR |
Beherbergung trägt 7 Prozent MwSt., Frühstück 19 Prozent. Ist Frühstück im Zimmerpreis enthalten, kürzen Richtlinien die Pauschale häufig um 20 Prozent, beim vollen Tagessatz also um 5,60 Euro.
Häufige Fragen
Ist eine Reisekostenrichtlinie gesetzlich Pflicht?
Nein. Unternehmen müssen keine Richtlinie führen. Erstattet der Arbeitgeber nicht, können Beschäftigte Reisekosten als Werbungskosten geltend machen und müssen die Belege aufbewahren.
Zählt der Messebesuch als Dienstreise?
In Unternehmen entscheidet das die eigene Richtlinie. Typisch sind Standdienst, Messebesuch und Kundentermin am Messestand. Bundesbeschäftigte brauchen eine dienstliche Anordnung.
Welche Fristen gelten für Antrag und Abrechnung?
Üblich sind ein Antrag bis 14 Tage vor Abreise und die Abrechnung binnen zehn Arbeitstagen nach Rückkehr. Reisekostenbelege unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts.
Müssen Pauschalen mit Umsatzsteuer abgerechnet werden?
Nein. Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sind steuerfreie Erstattungen ohne Umsatzsteuer. Vorsteuer zieht die Buchhaltung nur aus Rechnungen mit ausgewiesener MwSt., etwa von Bahn, Hotel und Taxi.
