Wie Sie nach der Messe in Frankfurt am Main Geschäftskunden nachfassen

Das Wichtigste auf einen Blick

Nach der Messe in Frankfurt am Main Geschäftskunden nachfassen

Die Messe Frankfurt ist mit Automechanika, Light + Building und Buchmesse ein Zentrum für Messedienstleister und Standortmarketing. Für Sie heißt das: Der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit der Einkäufer ist groß, und der Unterschied entsteht nach dem letzten Messetag.

Zwei Regeln entscheiden über den Erfolg. Erstens: Der Erstkontakt geht innerhalb von 24 bis 72 Stunden nach dem letzten Messetag raus. Zweitens: Werbe-E-Mails und Anrufe brauchen eine Rechtsgrundlage, meist eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und UWG § 7.

Für die Logistik lohnt der Blick auf den Standort. Die Messe Frankfurt liegt an der Ludwig-Erhard-Anlage 1, die S-Bahn-Station Messe und die U-Bahn-Haltestelle Festhalle/Messe liegen direkt am Gelände.

Vom Flughafen Frankfurt fährt die S-Bahn in rund 15 Minuten zum Hauptbahnhof. Kundentermine legen Sie in die Innenstadt am Börsenplatz, wo die IHK Frankfurt am Main sitzt, oder in ein Flughafenhotel für abreisende Besucher.

Wer in Frankfurt ausstellt, trifft oft auf internationale Fachbesucher. Die Kontakte sind wertvoll, aber flüchtig. Ohne feste Zuständigkeit im Team bleiben Visitenkarten liegen, bis das Interesse erkaltet ist.

Legen Sie vor der Messe fest, wer welchen Lead bearbeitet. Ein Vertriebsmitarbeiter allein kann 200 Kontakte nicht innerhalb einer Woche qualifizieren. Teilen Sie die Kontakte nach Regionen auf, etwa Nordrhein-Westfalen, Bayern, Baden-Württemberg, Berlin und Hessen.

Vor Ort bietet die IHK Beratung zu Fördermitteln und Messebeteiligungen an. Für Auslandsmessen kommt das BAFA ins Spiel. Beides hilft, die Kosten im Blick zu behalten, ersetzt aber nicht die Nachfassarbeit.

Der AUMA, Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V., und die FKM, Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen, liefern Zahlen, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Beteiligung belegen. Das IFO Institut und Destatis erheben Messestatistiken, die als Benchmark dienen.

Follow-up-Strategien nach Automechanika und Light + Building

Die Automechanika richtet sich an Werkstätten, Teilehändler und Werkstattausrüster. Die Light + Building spricht Planer, Architekten, Elektrohandwerk und Gebäudetechnik an. Die Zielgruppen unterscheiden sich, also auch der Ton.

Bei der Automechanika zählt der konkrete Bedarf: Ersatzteilverfügbarkeit, Lieferzeit, Preis. Ein Follow-up per Telefon oder WhatsApp Business ist oft erfolgreicher als eine lange E-Mail. WhatsApp Business zählt rechtlich zur elektronischen Post, deshalb brauchen Sie auch dort eine vorherige Einwilligung. Bieten Sie einen Termin beim Kunden vor Ort an.

Bei der Light + Building geht es um Projektgeschäft. Planer entscheiden selten spontan. Hier brauchen Sie Unterlagen, Referenzen und eine klare technische Argumentation. Der Erstkontakt sollte innerhalb von 48 Stunden erfolgen, das Angebot innerhalb von zwei Wochen. Schicken Sie Datenblätter als PDF und bieten Sie eine Webkonferenz für das Planungsteam an.

Für beide Messen gilt: Ein Kontakt ohne Kontext verliert an Wert. Notieren Sie am Stand, worüber gesprochen wurde. Diese Notiz ist die Grundlage jeder Nachfass-Kommunikation.

Praxisbeispiel

Ein Zulieferer aus Hessen sammelt auf der Automechanika 180 Kontakte, verteilt über fünf Messetage. Sein Team hält die Fristen ein: Anrufe innerhalb von 24 Stunden, E-Mails mit Terminvorschlag am dritten Tag, Newsletter nach 14 Tagen. Nach vier Wochen sind 22 Kontakte zu Angeboten geworden, sieben zu Aufträgen.

Der Unterschied lag nicht am Stand, sondern an der Frist. Die Werte sind eine Beispielrechnung, keine veröffentlichte Messestatistik. Verlässliche Vergleichswerte zu Antwortquoten fehlen, weil sie stark von Branche und Leadqualität abhängen.

Vorlagen für die Nachfass-Kommunikation

Vorlagen sparen Zeit, ersetzen aber nicht die Personalisierung. Jede Nachricht braucht einen Bezug zum Gespräch. Die folgenden fünf Muster decken die häufigsten Fälle ab.

Vorlage 1: Erstkontakt nach der Messe

Wann: innerhalb von 24 bis 72 Stunden nach dem Messetag.

Betreff, Variante A: Ihr Besuch an unserem Stand auf der [Messe]

Betreff, Variante B: Nachgefragt: [Produkt] von der [Messe]

Guten Tag [Name],

vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Stand. Wie besprochen sende ich Ihnen [Unterlagen/Angebot]. Passt Ihnen ein kurzes Telefonat am [Datum] um [Uhrzeit]?

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Vorlage 2: Angebot nachfassen

Wann: 7 bis 10 Tage nach dem Versand des Angebots.

Betreff, Variante A: Nachfrage zu unserem Angebot vom [Datum]

Betreff, Variante B: Passt unser Angebot, oder fehlt noch etwas?

Guten Tag [Name],

haben Sie unser Angebot erhalten? Gibt es offene Punkte, die ich klären kann? Ich melde mich am [Datum] telefonisch.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Vorlage 3: Terminbestätigung

Wann: direkt nach der Terminvereinbarung am Stand oder am Telefon.

Betreff, Variante A: Bestätigung unseres Termins am [Datum]

Betreff, Variante B: Unser Termin am [Datum]: Ablauf und Themen

Guten Tag [Name],

ich bestätige unseren Termin am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort]. Folgende Punkte nehmen wir durch: [Themen].

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Vorlage 4: Reaktivierung nach drei Monaten

Wann: etwa 90 Tage nach dem Erstkontakt, wenn keine Antwort kam.

Betreff, Variante A: Wie ist der Stand bei [Projekt]?

Betreff, Variante B: Kurze Nachfrage zu [Projekt] aus Frankfurt

Guten Tag [Name],

vor drei Monaten haben wir auf der [Messe] über [Thema] gesprochen. Hat sich Ihr Bedarf geändert? Ich rufe kurz durch.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Vorlage 5: Abschluss oder Absage

Wann: nach Ablauf der Angebotsfrist, wenn eine Entscheidung ansteht.

Betreff, Variante A: Ihr Projekt [Projektname]

Betreff, Variante B: Letzter Schritt: Ihre Entscheidung zu [Projekt]

Guten Tag [Name],

ich möchte unser Angebot abschließen. Falls Sie sich anders entschieden haben, sagen Sie kurz Bescheid, dann halte ich Sie weiter im Verteiler.

Mit freundlichen Grüßen [Name]

Fristen und DSGVO-konforme Kontaktpflege

Die DSGVO verlangt eine Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten. Beim Follow-up ist das meist Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) oder lit. f (berechtigtes Interesse). Werbe-E-Mails brauchen zusätzlich die Vorgaben des UWG, vor allem § 7.

Ein berechtigtes Interesse liegt oft vor, wenn der Kontakt auf der Messe entstanden ist und ein konkretes Geschäft angebahnt wurde. Pauschale Werbung an alle gescannten Kontakte ist riskant. Die Vorschriften stehen im BDSG und in UWG § 7, nachlesbar in den Gesetze im Internet.

Halten Sie die Rechtsgrundlage pro Kontakt fest, sonst fehlt sie im Streitfall. Eine Spalte in der Tabelle oder ein Feld im CRM genügt:

Ohne Einwilligung tragen Sie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein und notieren, worin das berechtigte Interesse liegt, etwa die konkrete Anfrage am Stand.

Fristen, die Sie einhalten sollten:

Die handelsrechtlichen Normen für Verträge mit Messegesellschaften bündelt die Teilliste der Gesetze im Internet. Rechtliche Pflichten und Fristen fasst der DIHK-Newsletter InfoRecht zusammen. Die steuerliche Behandlung von Messebeteiligungen regelt das Umsatzsteuergesetz.

Checkliste für die Nachbereitung

Häufige Fragen

Wie schnell muss ich nach der Messe nachfassen?

Innerhalb von 24 bis 72 Stunden. Danach sinkt die Erinnerung des Gegenübers an das Gespräch deutlich.

Darf ich Messekontakte ohne Einwilligung per E-Mail anschreiben?

Nur bei berechtigtem Interesse und konkretem Geschäftsbezug. Pauschale Werbung ist ohne Einwilligung unzulässig.

Was unterscheidet das Follow-up bei Automechanika und Light + Building?

Die Automechanika verlangt schnelle, produktnahe Ansprache. Bei der Light + Building zählen Projektbezug und technische Unterlagen.

Wie viele Kontakte schafft ein Vertriebsmitarbeiter pro Woche?

Realistisch sind 30 bis 50 qualifizierte Nachfasskontakte. Mehr führt zu oberflächlicher Bearbeitung.

Wann sollte ich Kontaktdaten löschen?

Wenn die Rechtsgrundlage entfällt und kein Geschäft entstanden ist. Prüfen Sie spätestens nach sechs Monaten.

Welche Rolle spielt die IHK beim Follow-up?

Sie berät zu Messebeteiligungen und Förderung, nicht zur einzelnen Kontaktaufnahme. Für Rechtliches ist der DIHK-Newsletter hilfreich.